Exchange Ressource Sync

Voraussetzungen

Globale Parameter

Folgende Einstellungen müssen unter Einstellungen → System → Globale Parameter gesetzt sein:

Legacy backSyncService

Für klassische Windows-Service-Setups mit EWS-Ressourcen-Sync wird zusätzlich weiterhin backSyncService verwendet:

<AddInstance
  Key="backSyncService"
  PluginType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BaseServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core"
  PluggedType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BackSyncService.BackSyncServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core" />

Für Graph-Subscription-Management, EWS-Subscription-Management und andere bereits migrierte Hintergrundjobs ist dagegen keine separate pushSubscriberServiceSession-Aktivierung mehr nötig.

Ressource konfigurieren

Unter Einstellungen → Ressourcen → Bearbeiten werden die einzelnen Ressourcen für die Synchronisation eingerichtet:

Ist Sync-Master

Falls eine Buchung in Exchange nicht für ROOMS verfügbar ist (z. B. wegen bestehender Buchung oder Sperrzeit), wird die ROOMS-Buchung nicht erstellt und eine Fehler-E-Mail versendet.

Free/Busy-Status

Bei Ressourcen mit Exchange-Synchronisation kann ROOMS den Free/Busy-Status der Ressource im Kalender anzeigen. Dafür benötigt der Benutzer das globale Recht Darf Free/Busy Informationen von Ressourcen welche mit Exchange verbunden sind einsehen.

Diese Anzeige ist vor allem für Support und Disposition nützlich, wenn geprüft werden soll, ob ROOMS und Exchange dieselbe Belegung kennen.

Wenn in der Exchange-Free/Busy-Anzeige ein erwarteter Ressourcentermin fehlt oder abweicht, kann der Backsync über den betroffenen Free/Busy-Slot im Kalender erneut ausgelöst werden. ROOMS verwendet dabei die Ressource sowie Start- und Endzeit des angeklickten Slots. Verwenden Sie diese Funktion gezielt zur Korrektur einzelner Abweichungen und nicht als Ersatz für eine saubere Synchronisationskonfiguration.

EWS vs Graph bei Ressourcen

• EWS1, EWS2, O365 synchronisieren Ressourcen über EWS
• Microsoft365 synchronisiert Ressourcen über Graph
• Ressourcen laufen bei Microsoft365 praktisch app-basiert - ein Enduser-Consent-Flow wie bei Personen ist dafür nicht vorgesehen

Raumwechsel in Outlook

Bei einer bereits synchronisierten Buchung kann die organisierende Person den Raum direkt im Outlook-Termin ersetzen:

1. neuen synchronisierten Raum über die Outlook-Raumsuche als Ressource hinzufügen
2. bisherigen Raum aus dem Termin entfernen
3. Termin speichern oder senden

ROOMS ordnet den Outlook-Termin der bestehenden Buchung zu und wechselt die ROOMS-Ressource, wenn die Buchung auf dem neuen Raum zulässig ist. Titel, Zeitraum und menschliche Teilnehmende werden aus demselben Outlook-Stand übernommen. Ein Raumwechsel gilt als notifikationsrelevante Änderung; ROOMS versendet die dafür konfigurierten Änderungsmitteilungen.

Sind vorübergehend der bisherige und genau ein neuer synchronisierter Raum im Termin vorhanden, behandelt ROOMS den neuen Raum als Ersatz und bereinigt den bisherigen Raum bei der Synchronisation. Trotzdem soll am Ende nur ein synchronisierter Raum eingeladen sein. Mehrere zusätzliche Räume führen zu einem mehrdeutigen Zustand und sollen vermieden werden.

Limitationen

Es wird empfohlen, Benutzenden keinen direkten Zugriff auf die Exchange-Ressourcen-Mailboxen zu gewähren.

Buchungsrichtlinien der Exchange-Ressource (Booking Policies)

Exchange-Raumressourcen verarbeiten Buchungsanfragen automatisch (AutomateProcessing: AutoAccept). Die Ressource entscheidet anhand von Buchungsrichtlinien (Booking Policies), ob sie eine Anfrage annimmt oder ablehnt.

Wichtige Parameter

Auswirkung auf Serien mit Konflikten

ROOMS kann Konflikte in einer Serie intern auflösen, z. B. durch Umbuchung einzelner Termine auf alternative Räume. Die Serie wird jedoch weiterhin an die Exchange-Ressource synchronisiert. Dort bestehen die Konflikte weiterhin auf Mailbox-Ebene.

Aktuelle Einstellungen auslesen

Connect-ExchangeOnline
Get-CalendarProcessing -Identity "raum@domain.ch" | Format-List

Einstellungen anpassen

Set-CalendarProcessing -Identity "raum@domain.ch" -MaximumConflictInstances 5 -ConflictPercentageAllowed 25