Exchange Ressource Sync

Voraussetzungen

Globale Parameter

Folgende Einstellungen müssen unter Einstellungen → System → Globale Parameter gesetzt sein:

Legacy backSyncService

Für klassische Windows-Service-Setups mit EWS-Ressourcen-Sync wird zusätzlich weiterhin backSyncService verwendet:

<AddInstance
  Key="backSyncService"
  PluginType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BaseServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core"
  PluggedType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BackSyncService.BackSyncServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core" />

Für Graph-Subscription-Management, EWS-Subscription-Management und andere bereits migrierte Hintergrundjobs ist dagegen keine separate pushSubscriberServiceSession-Aktivierung mehr nötig.

Ressource konfigurieren

Unter Einstellungen → Ressourcen → Bearbeiten werden die einzelnen Ressourcen für die Synchronisation eingerichtet:

E-Mail-Alias beim Speichern

Beim Speichern einer aktiven Exchange-synchronisierten Ressource kann ein hinterlegter Alias automatisch durch die primäre SMTP-Adresse ersetzt werden. Wer die Ressource speichert, erhält bei einer Korrektur eine Informationsmeldung in ROOMS. Pflegen Sie weiterhin die primäre Adresse. Voraussetzungen, Grenzen und Prüfpunkte stehen unter E-Mail-Alias und automatische Adresskorrektur.

Ist Sync-Master

Falls eine Buchung in Exchange nicht für ROOMS verfügbar ist (z. B. wegen bestehender Buchung oder Sperrzeit), wird die ROOMS-Buchung nicht erstellt und eine Fehler-E-Mail versendet.

Free/Busy-Status

Bei Ressourcen mit Exchange-Synchronisation kann ROOMS den Free/Busy-Status der Ressource im Kalender anzeigen. Dafür benötigt der Benutzer das globale Recht Darf Free/Busy Informationen von Ressourcen welche mit Exchange verbunden sind einsehen.

Diese Anzeige ist vor allem für Support und Disposition nützlich, wenn geprüft werden soll, ob ROOMS und Exchange dieselbe Belegung kennen.

Wenn in der Exchange-Free/Busy-Anzeige ein erwarteter Ressourcentermin fehlt oder abweicht, kann der Backsync über den betroffenen Free/Busy-Slot im Kalender erneut ausgelöst werden. ROOMS verwendet dabei die Ressource sowie Start- und Endzeit des angeklickten Slots. Verwenden Sie diese Funktion gezielt zur Korrektur einzelner Abweichungen und nicht als Ersatz für eine saubere Synchronisationskonfiguration.

EWS vs Graph bei Ressourcen

• EWS1, EWS2, O365 synchronisieren Ressourcen über EWS
• Microsoft365 synchronisiert Ressourcen über Graph
• Ressourcen laufen bei Microsoft365 praktisch app-basiert - ein Enduser-Consent-Flow wie bei Personen ist dafür nicht vorgesehen

Raumwechsel in Outlook

Bei einer bereits synchronisierten Buchung kann die organisierende Person den Raum direkt im Outlook-Termin ersetzen:

1. neuen synchronisierten Raum über die Outlook-Raumsuche als Ressource hinzufügen
2. bisherigen Raum aus dem Termin entfernen
3. Termin speichern oder senden

ROOMS ordnet den Outlook-Termin der bestehenden Buchung zu und wechselt die ROOMS-Ressource, wenn die Buchung auf dem neuen Raum zulässig ist. Titel, Zeitraum und menschliche Teilnehmende werden aus demselben Outlook-Stand übernommen. Ein Raumwechsel gilt als notifikationsrelevante Änderung. ROOMS versendet die dafür konfigurierten Änderungsmitteilungen.

Sind vorübergehend der bisherige und genau ein neuer synchronisierter Raum im Termin vorhanden, behandelt ROOMS den neuen Raum als Ersatz und bereinigt den bisherigen Raum bei der Synchronisation. Trotzdem soll am Ende nur ein synchronisierter Raum eingeladen sein. Mehrere zusätzliche Räume führen zu einem mehrdeutigen Zustand und sollen vermieden werden.

Limitationen

Vor- und Nachlaufzeiten bei synchronisierten Ressourcen

Das Aktivieren der Synchronisation und das Speichern der Ressource berechnen bestehende Buchungen nicht automatisch neu. Buchungen, die vor dem Aktivieren der Synchronisation erstellt wurden, können deshalb ihre gespeicherten Vorlaufbeginn- und Nachlaufende-Zeiten behalten. Diese Zeiten werden erst beim erneuten Speichern der jeweiligen Buchung in ROOMS angepasst. Prüfen Sie betroffene Buchungen und deren Belegung. Das Einschalten der Synchronisation allein passt diese Buchungen nicht an.

Die Verfügbarkeit synchronisierter Ressourcen wird für den angefragten Terminzeitraum ohne zusätzliche Vor- und Nachlaufzeit geprüft. Für synchronisierte mitgebuchte Ressourcen gilt derselbe Grundsatz. Tatsächliche Belegungen und weitere Buchungsregeln werden zusätzlich berücksichtigt.

Die Mehrfachbearbeitung kann Eingaben für Vor- und Nachlaufzeiten anbieten. Für Buchungen auf synchronisierten Ressourcen werden diese Eingaben beim Speichern nicht als zusätzliche Belegungszeit angewendet. Eine bearbeitbare Eingabe bedeutet daher nicht, dass die Ressource damit vor oder nach dem Termin blockiert wird.

Bestellfristen für Catering-Angebote bestimmen, bis wann eine Bestellung möglich ist. Sie legen keine zusätzliche Belegungszeit der synchronisierten Ressource fest.

Es wird empfohlen, Benutzenden keinen direkten Zugriff auf die Exchange-Ressourcen-Mailboxen zu gewähren.

Buchungsrichtlinien der Exchange-Ressource (Booking Policies)

Exchange-Raumressourcen verarbeiten Buchungsanfragen standardmässig automatisch (AutomateProcessing: AutoAccept). Die Ressource entscheidet anhand von Buchungsrichtlinien (Booking Policies), ob sie eine Anfrage annimmt oder ablehnt. Eine abweichende Verarbeitung kann in Exchange konfiguriert sein.

Regeln in ROOMS prüfen

Öffnen Sie unter Einstellungen → Ressourcen eine gespeicherte, Exchange-synchronisierte Ressource. In der Ressourcenansicht zeigt der Abschnitt Buchungsregeln, welche Werte gelten und ob sie in ROOMS oder Exchange festgelegt sind. Unter Bearbeiten finden Sie die Exchange-Buchungsregeln im Abschnitt Exchange-Synchronisation. Das Exchange-Modul muss lizenziert und das Exchange-Postfach der Ressource eingerichtet sein.

Für den manuellen Abruf benötigen Sie die Bearbeitungsrechte der Ressource: bei Räumen das globale Recht Darf Ressourcetyp Raum verwalten und das standortabhängige Recht Darf Ressource bearbeiten. In der Ansicht steht die Schaltfläche nur mit diesen Bearbeitungsrechten zur Verfügung.

1. Prüfen Sie die Meldung über der Tabelle: Wendet ROOMS die Exchange-Regeln an? Prüfen Sie auch das Datum des letzten erfolgreichen Abrufs.
2. Klicken Sie bei Bedarf auf Jetzt aus Exchange abrufen, beispielsweise nach einer Regeländerung in Exchange.
3. Warten Sie auf die Rückmeldung und prüfen Sie Meldung und Werte erneut. Bei einem Fehler prüfen Sie die Exchange-Verbindung und den Zugriff, bevor Sie den Abruf wiederholen.

Der Abruf liest die Regeln. Er ändert weder die Exchange-Konfiguration noch bestehende Buchungen. Exchange-Regeln werden in Exchange verwaltet, nicht in diesem ROOMS-Abschnitt.

Welche Werte gelten?

In der Tabelle bedeuten Regel die geprüfte Einschränkung, Gilt den angewendeten Wert und Festgelegt in dessen Herkunft. Die Ressourcenansicht führt ROOMS- und Exchange-Werte zusammen. Im Editor zeigt die Exchange-Tabelle die gelesenen Exchange-Regeln neben den separat bearbeitbaren ROOMS-Feldern.

• Maximale Buchungsdauer: Ein gültiges, angewendetes Exchange-Maximum ersetzt den gespeicherten ROOMS-Wert. Die Spalte Festgelegt in nennt den ersetzten Wert. Unbegrenzt ist ebenfalls ein möglicher Exchange-Wert. Ohne ein angewendetes Exchange-Maximum gilt das ROOMS-Maximum. Die minimale Buchungsdauer aus ROOMS bleibt wirksam.
• Nicht angewendete Exchange-Werte: Bei nicht angewendeten Einschränkungen zu Serien, Buchungshorizont oder Konflikten steht in Gilt ein Strich. Festgelegt in zeigt dann beispielsweise Exchange meldet …, nicht angewendet. Ein angezeigter Exchange-Wert allein beweist deshalb nicht, dass ROOMS ihn prüft.
• Vor- und Nachlaufdauer: Die Ressourcenansicht zeigt bei synchronisierten Ressourcen Entfällt und nennt einen allenfalls gespeicherten Wert als eingestellt, wird nicht angewendet. Im Editor sind diese Felder schreibgeschützt. Die Werte bleiben gespeichert und gelten wieder, wenn die Synchronisation ausgeschaltet wird. Das Speichern der Ressource ist keine Neuberechnung bereits bestehender Buchungen.

Beim Auswählen eines Sync-Modus erläutert der Editor die Folgen der Synchronisation. Unter Maximale Buchungsdauer weist er darauf hin, wenn ein aktuelles Exchange-Maximum den ROOMS-Wert ersetzt. Nach einem manuellen Regelabruf wird auch dieser Hinweis aktualisiert.

Der Worker prüft alle sechs Stunden, welche Ressourcen erneut abgerufen werden müssen. Mit den Standardeinstellungen werden erfolgreich gelesene Regeln nach etwa 24 bis 30 Stunden erneuert und sind drei Tage gültig. Buchungsprüfung und Verfügbarkeitssuche verwenden den gespeicherten Stand, nicht eine neue Exchange-Abfrage pro Buchung. ROOMS berücksichtigt bekannte, gültige Regeln zu Dauer, Serien, Buchungshorizont und Konflikten, wenn Exchange automatisch annimmt oder keinen Verarbeitungsmodus liefert. Im zweiten Fall zeigt die Tabelle Automatische Annahme mit der Herkunft Exchange-Standard, von Exchange nicht geliefert. Fehlende Einzelregeln werden dadurch nicht ergänzt. Meldet Exchange ausdrücklich Keine automatische Verarbeitung oder Kalenderaktualisierung; Annahme kann eine Genehmigung erfordern, wendet ROOMS keine Exchange-Regeln an. Arbeitszeiten sind nicht Bestandteil dieser Prüfung. Die tatsächliche Zusage oder Absage von Exchange bleibt massgebend.

Eine spätere Verschärfung der Regeln hebt bestehende Raumbuchungen nicht automatisch auf. Neue Termine und Änderungen von Raum oder Zeitraum werden erneut geprüft.

Besonderheit bei Microsoft365 / Graph

Für Microsoft365 ruft ROOMS die Regeln automatisch ab, sobald die Microsoft-365-Verbindung in Worker und RoomsPro.Web konfiguriert ist. Eine separate Aktivierung ist nicht nötig. Das zusätzliche Leserecht MailboxConfigItem.Read muss ein Administrator manuell erteilen. Die normalen Kalenderberechtigungen genügen nicht. Bevorzugt wird die Exchange-RBAC-Rolle Application MailboxConfigItem.Read, auf die benötigten Ressourcen eingeschränkt. Eine tenantweite Entra-Anwendungsberechtigung mit Admin Consent ist eine weiter gefasste Alternative. ROOMS vergibt diese Rechte nicht selbst. Fehlt das Leserecht, zeigt der Ressourcen-Editor einen entsprechenden Hinweis an und ROOMS versucht den Abruf später erneut.

Für EWS verwendet der Regelabruf die bereits konfigurierte EWS-Verbindung der Ressource. Eine separate Exchange-Management-Verbindung ist dafür nicht erforderlich.

Bei einem fehlgeschlagenen Abruf nennt die Anzeige unter anderem eine unvollständige Verbindung oder verweigerten Postfachzugriff. Prüfen Sie Verbindung, Berechtigung und Postfach-Geltungsbereich. Ein fehlgeschlagener Regelabruf allein beweist keinen Ausfall der Kalender-Synchronisation.

Wichtige Parameter

Auswirkung auf Serien mit Konflikten

ROOMS prüft die bekannten Exchange-Konfliktgrenzen bereits beim Erstellen und Speichern einer Serie. Sind Überschneidungen nicht erlaubt und beide Konfliktgrenzen bekannt, kann die Serie innerhalb dieser Grenzen teilweise angenommen werden. Kollidierende Termine bleiben dann ohne Raumbuchung erhalten. Beide Grenzen müssen eingehalten werden. Für den Konfliktanteil zählen nur die Termine innerhalb des Raumbuchungsfensters. Das erlaubt keine Doppelbuchung des Raums. Wählen Sie für Termine ohne Raum eine andere Ressource oder ändern Sie die Zeit.

ROOMS kann Konflikte in einer Serie intern auflösen, z. B. durch Umbuchung einzelner Termine auf alternative Räume. Die Serie wird jedoch weiterhin an die Exchange-Ressource synchronisiert. Dort bestehen die Konflikte weiterhin auf Mailbox-Ebene.

In Outlook erstellte Serie mit teilweise angenommenem Raum

Erstellen Sie eine neue Serie direkt in Outlook und laden Sie einen synchronisierten Raum für die gesamte Serie ein, kann ROOMS die Serie auch bei einzelnen Raumkonflikten zusammenhängend übernehmen. Voraussetzung sind eine eingerichtete Personen- und Ressourcen-Synchronisation, ein tägliches, wöchentliches oder monatliches Wiederholungsmuster sowie mindestens ein vom Raum angenommener Termin. Für Serien ohne Enddatum gilt zusätzlich die unten beschriebene automatische Begrenzung beim Import. ROOMS muss ausserdem unterscheiden können, ob fehlende Raumbuchungen Konflikte sind oder ausserhalb des Raumbuchungsfensters liegen.

Nach erfolgreicher Übernahme gehören die angenommenen Raumbuchungen und die Termine ohne Raum zur selben ROOMS-Serie. Der Outlook-Serientermin erhält die Kategorie ROOMS. Bei unveränderten Serienterminen mit Raumkonflikt entfernt ROOMS die Raumzuordnung nur für die betroffenen Termine. Die Besprechungen und menschlichen Teilnehmenden bleiben erhalten. Für abgelehnte Änderungen gilt weiterhin das konfigurierte Konfliktverhalten Rollback oder Cancel. Termine ausserhalb eines bestätigten Raumbuchungsfensters behalten dagegen ihre Raumeinladung, haben aber noch keine Raumbuchung.

Nicht jede teilweise angenommene Outlook-Serie wird als ROOMS-Serie übernommen. Die angenommenen Termine bleiben insbesondere in folgenden Fällen Einzelbuchungen:

• Der Raum wurde nur für einzelne Termine statt für die gesamte Serie eingeladen.
• Es handelt sich um eine jährliche Wiederholung.
• Bereits als Einzelbuchungen importierte Termine werden nicht automatisch in eine Serie umgewandelt.
• Fehlende letzte Termine könnten ausserhalb des Raumbuchungsfensters liegen, aber die verfügbaren Exchange-Regeln klären dieses Fenster nicht. ROOMS übernimmt dann die angenommenen Termine einzeln und lässt die übrigen Raumeinladungen unverändert. Ein unbekanntes Buchungsfenster bedeutet nicht, dass der Raum unbegrenzt buchbar ist.

In Outlook erstellte Serie ohne Enddatum

ROOMS speichert keine endlose Serie. Wird eine Outlook-Serie ohne Enddatum als ROOMS-Serie übernommen, begrenzt ROOMS sie anhand der Serieneinstellungen der Benutzergruppen der organisierenden Person. Das gilt für EWS und Microsoft365 / Graph, beim Import über den Raum sowie bei der erfolgreichen Umwandlung einer synchronisierten Einzelbuchung in eine Serie über Outlook.

Eine Serie, die jede Woche von Montag bis Freitag stattfindet, verwendet in beiden Modellen die tägliche Gruppenbegrenzung. Die Begrenzung zählt ab dem späteren Zeitpunkt von Serienbeginn und Import. Bei einer bereits laufenden Serie beginnt sie daher beim Import, nicht rückwirkend beim ursprünglichen Serienbeginn. Als effektives Ende speichert ROOMS den letzten übernommenen Serientermin. Prüfen Sie dieses Datum, statt aus der Gruppenbegrenzung eine genaue Anzahl Raumbuchungen abzuleiten.

Das Serienende ist nicht das Raumbuchungsfenster: Innerhalb der begrenzten Serie können Termine weiterhin ohne Raum bleiben. Die oben beschriebenen Voraussetzungen und Fälle mit Einzelbuchungen bleiben bestehen. Ein striktes Exchange-Buchungsfenster kann eine endlose Anfrage bereits vor dem Import vollständig ablehnen.

Beachten Sie beim Serienimport folgende Grenzen:

• Einzelbuchung in Outlook zur Serie machen: Termine nach dem Raumbuchungsfenster können die Übernahme verhindern. Im Konfliktmodus Cancel kann dabei die bisherige Raumbuchung annulliert werden. Verwenden Sie diesen Weg nicht, um das Buchungsfenster zu umgehen.
• Enddatum einer bereits synchronisierten Serie entfernen: ROOMS behält sein gespeichertes Ende. Es wird in diesem Fall nicht automatisch nach Outlook zurückgeschrieben. Auch eine gleichzeitig geänderte Wiederholung wird dabei nicht übernommen. Behalten Sie das Enddatum bei und lassen Sie Abweichungen vom Support prüfen.
• Lange Serien und verschobene Termine: Die gelieferten Outlook-Termine begrenzen den Import. Gruppenbegrenzungen über zwei Jahre sind nicht vollständig abgedeckt. Bei EWS können hinter das Serienende verschobene Termine fehlen. Prüfen Sie solche Termine gezielt. Auch ein fehlgeschlagenes Zurückschreiben nach Outlook wird bei der Umwandlung einer Einzelbuchung nicht automatisch nachgeholt.

Für die Erstellung über das quickROOMS Outlook Add-In gelten die dort beschriebenen Serienbegrenzungen. Der Import einer direkt in Outlook erstellten Serie ist ein anderer Ablauf.

Serie länger als das Raumbuchungsfenster

Wenn Exchange Serien erlaubt und Serien über den Buchungshorizont hinaus als Bis zum Ende des Buchungshorizonts angenommen ausweist, kann eine Serie länger sein als das Raumbuchungsfenster. Mindestens ein Termin muss innerhalb des Fensters liegen. Bei Abgelehnt oder einer vollständig ausserhalb liegenden neuen Serie müssen Sie die Serie verkürzen, frühere Zeiten wählen oder eine andere Ressource buchen.

Bei teilweiser Annahme bleiben die späteren Termine in der Organisatorserie erhalten und zählen weiterhin zur Anzahl Wiederholungen. Sie haben aber keine Raumbuchung, belegen keinen Raum und werden in der Raumkosten-Vorschau nicht mitgerechnet. ROOMS weist bei diesen Terminen darauf hin, dass sie ohne Raumbuchung erhalten bleiben.

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Get-CalendarProcessing -Identity "raum@domain.ch" | Format-List

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Set-CalendarProcessing -Identity "raum@domain.ch" -MaximumConflictInstances 5 -ConflictPercentageAllowed 25