Exchange Ressource Sync

Konfiguration

Um die Exchange Ressourcen Synchronisation zu aktivieren müssen folgende Konfigurationswerte gesetzt werden:

Global

• Einstellungen –> System –> Globale Parameter –> Exchange Ressource Sync enabled –> auf true setzten
• Einstellungen –> System –> Globale Parameter –> StructureMapXml In der StructureMapXml muss sichergestellt werden dass der folgende eintrag exisitert:

  <AddInstance Key="backSyncService" PluginType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BaseServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core" PluggedType="Garaio.Products.Rooms.Core.WindowsServices.BackSyncService.BackSyncServiceSession,Garaio.Products.Rooms.Core"/>
  

Ressource

Nun können die individuellen Ressourcen für die Synchronisation konfiguriert werden:

• Einstellungen –> Ressourcen –> Edit

Relevant sind folgende Parameter:

External Identifier & E-Mail

Die E-Mail und der External Identifier muss auf die primäre SMTP Mail-Adresse der Exchange Ressource gesetzt werden

Sync-Modus/Sync Url

Entsprechender SyncModus und Url muss ausgewählt werden

Ist Sync-Master

Falls eine Buchung in Exchange nicht für Rooms verfügbar ist, beispielsweise aufgrund einer bereits bestehenden Buchung oder einer Sperrzeit, wird die Rooms-Buchung nicht erstellt. Stattdessen wird eine E-Mail mit einem Synchronisationsfehler versendet. Wenn die Option “Ist Sync-Master” aktiviert ist, wird die Raumbuchung auch auf der Exchange-Seite entfernt bzw. der Teilnehmer wird aus Rooms Buchung entfernt. Wenn “Ist Sync-Master” nicht aktiviert ist, bleibt der Termin in Exchange bestehen und es wird lediglich eine E-Mail ausgelöst.

Ab Rooms 4.7.2211 ist die Ressourcen Synchronisation mit dem Addin kompatibel. Jedoch dürfen die Ressourcen nicht direkt im Outlook-Kalender gebucht werden sondern muss via Teilnehmer eingeladen werden.

Limitationen

Da Exchange Ressourcen das Konzept der Vor- und Nachlaufzeiten nicht unterstützen passt sich der Funktionsumfang der ROOMS Ressource entpsrechend an.

Termin mit mehreren Ressourcen erstellen

Bei einem Outlook Termin darf immer nur eine Ressource hinzugefügt/eingeladen werden.

Neues Addin: Ressource nicht einladen

Wenn über das neue Addin eine synchronisierte Ressource gebucht wird, darf diese nicht zusätzlich als Teilnehmer hinzugefügt werden. Diese wird automatisch im Synchronisationsprozess hinzugefügt.

Exchange Ressource direkt im Outlook-Kalender buchen

Es ist nicht erlaubt auf der Exchange Ressource direkt einen Termin zu erstellen. Die Synchronisation funktioniert nur, wenn ein neues Appointment im Namen eines mit Rooms Synchronisierten Person erstellt wird und dort die Ressource hinzugefügt wird oder als Teilnehmer eingeladen wird.

Es wird empfohlen den Benutzenden kein diwekter Zugriff auf die Exchange Ressourcen Mailbox zu gewähren.