O365 / Exchange Online

Addin Deployment über Microsoft 365 (Exchange Online)

Diese Anleitung beschreibt, wie das ROOMS Outlook Add-In über Microsoft 365 / Exchange Online bereitgestellt wird. Das Add-In funktioniert sowohl im Desktop Outlook Client als auch in Outlook on the Web (OWA).

Voraussetzungen

Die Installation und Konfiguration des Wizards und IDP muss abgeschlossen sein. Die benötigten IDP-Clients (rooms und rooms-addin) werden dabei automatisch erstellt.
Der IDP muss über eine HTTPS-Adresse erreichbar sein (z.B. https://idp.example.com).
Im IDP muss ein ExternalOpenIdConnectProvider mit dem Namen microsoft konfiguriert sein (für O365 SSO). Siehe O365 SSO Konfiguration.

Schritt 1: Manifest herunterladen

Das Manifest wird über die IDP-URL bezogen. Ersetzen Sie <IDPURL> mit der Adresse Ihres IDP-Servers:

https://<IDPURL>/api/addin/manifest

Hinweis

Die URL zeigt auf den IDP-Server (z.B. idp.example.com), nicht auf den Rooms-Server.

Der Query-Parameter clientName ist optional (Standard: rooms-addin). Nur angeben, falls ein anderer IDP-Client verwendet wird.

Schritt 2: Add-In-Icon optional anpassen

Das Icon für die Auswahl des Add-Ins in Outlook kann über die Icon-URLs im Manifest angepasst werden. Passen Sie dazu die folgenden drei Links an. Die Links kommen im Manifest mehrfach vor und müssen überall konsistent geändert werden.

<bt:Images>
  <bt:Image id="icon16" DefaultValue="https://<URL-zu-den-Icons>/favicon-16.png"/>
  <bt:Image id="icon32" DefaultValue="https://<URL-zu-den-Icons>/favicon-32.png"/>
  <bt:Image id="icon80" DefaultValue="https://<URL-zu-den-Icons>/favicon-80.png"/>
</bt:Images>

Empfehlung

Laden Sie die Icons nach Möglichkeit über das ROOMS-Theming hoch und verwenden Sie die dadurch bereitgestellten URLs. So werden die Icons vom gleichen System ausgeliefert wie ROOMS und typische CORS-Probleme mit extern gehosteten Bilddateien werden vermieden.

Die Icons sollten gemäss der Microsoft-Dokumentation für Office Add-Ins erstellt werden:

https://learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/design/add-in-icons

Schritt 3: Deployment via Centralized Deployment

Melden Sie sich als Administrator im Microsoft 365 Admin Center an.
Navigieren Sie zu Settings → Integrated apps.
Klicken Sie auf Upload custom apps.
Wählen Sie die Manifest-URL oder die heruntergeladene Manifest-Datei aus.
Definieren Sie die Benutzer oder Gruppen, welche das Add-In erhalten sollen.
Akzeptieren Sie die Permissions und klicken Sie auf Next.
Klicken Sie auf Finish Deployment.

Automatisch erstellte App-Registrierung nicht löschen oder deaktivieren

Beim Abschluss des Deployments legt Microsoft 365 in Microsoft Entra ID automatisch eine separate App-Registrierung für das bereitgestellte Add-In an. Sie trägt normalerweise den Anzeigenamen des Add-Ins.

Diese Registrierung kann ungenutzt wirken, weil sie weder die SSO-Konfiguration von quickROOMS enthält noch als reguläre Anwendung verwendet wird. Sie gehört jedoch zum Centralized Deployment. Wird sie unter Microsoft Entra ID → App-Registrierungen gelöscht, wird auch das zugehörige Add-In aus der Organisation und aus Integrated apps entfernt.

Auch eine Deaktivierung ist für ein aktiv bereitgestelltes Add-In nicht vorgesehen: Die Verknüpfung bleibt dabei zwar bestehen, Microsoft Entra ID stellt für die Anwendung jedoch keine neuen Tokens mehr aus. Soll das Add-In vorübergehend ausgeschaltet werden, deaktivieren Sie es unter Microsoft 365 Admin Center → Settings → Integrated apps, nicht über die App-Registrierung.

Die automatisch erzeugte Deployment-Registrierung darf deshalb nicht bereinigt, deaktiviert oder mit der separaten SSO-App-Registrierung verwechselt werden.

App-Registrierungen unterscheiden

Bei einer O365-Bereitstellung mit SSO existieren zwei App-Registrierungen mit unterschiedlichen Aufgaben:

App-Registrierung	Erstellung	Aufgabe	Darf gelöscht oder deaktiviert werden?
quickROOMS SSO	Manuell gemäss O365 SSO Konfiguration	Authentisierung; ihre Client-ID steht im Manifest unter `WebApplicationInfo/Id`	Nein, solange SSO verwendet wird
Add-In-Deployment	Automatisch durch Finish Deployment im Microsoft 365 Admin Center	Repräsentiert das zentral bereitgestellte Add-In in Microsoft 365	Nein, solange das Add-In bereitgestellt ist

Die Deployment-Registrierung wird nicht für die quickROOMS-SSO-Konfiguration verwendet. Dass sie keine offensichtlichen Anmeldungen, Secrets oder manuell konfigurierten API-Berechtigungen besitzt, ist daher kein Löschkriterium.

Versehentliche Löschung oder Deaktivierung untersuchen und beheben

Öffnen Sie Microsoft Entra ID → Überwachung und Integrität → Überwachungsprotokolle.
Filtern Sie nach der Kategorie ApplicationManagement. Eine Löschung erscheint als Delete application beziehungsweise Delete application and service principal; eine Deaktivierung als Update application mit der geänderten Eigenschaft isDisabled. Der Eintrag zeigt Zeitpunkt und ausführenden Benutzer.
Wurde die Registrierung lediglich deaktiviert, öffnen Sie sie unter Deaktivierte Anwendungen und wählen Sie Aktivieren.
Prüfen Sie nach einer Löschung unter App-Registrierungen → Gelöschte Anwendungen, ob die Registrierung noch wiederhergestellt werden kann. Gelöschte App-Registrierungen bleiben üblicherweise bis zu 30 Tage wiederherstellbar.
Falls das Add-In weiterhin nicht unter Microsoft 365 Admin Center → Settings → Integrated apps erscheint, stellen Sie es mit dem Manifest erneut bereit. Dabei wird eine neue Deployment-Registrierung angelegt.

Weitere Informationen zum Centralized Deployment finden Sie in der Microsoft Dokumentation.

Optional: Anpassung der Texte im Manifest

Die im Manifest angezeigten Texte (Button-Beschriftung, Tooltip etc.) können über die ROOMS-Datenbank angepasst werden:

INSERT INTO TRANSLATING (AssemblyName, ResourceName, ResourceKey, LanguageId, OriginalValue, Value)
VALUES
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_GroupLabel',    'de', '3volutions AG', 'Example AG'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_GroupLabel',    'en', '3volutions AG', 'Example AG'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_ButtonLabel',   'de', '3volutions AG', 'Raum buchen'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_ButtonLabel',   'en', '3volutions AG', 'Book a resource'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_SuperTitle',    'de', '3volutions AG', 'Buchen'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_SuperTitle',    'en', '3volutions AG', 'Book me'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_SuperTipTitle', 'de', '3volutions AG', 'Öffnet ein Fenster, das die verfügbaren Ressourcen von 3V-ROOMS anzeigt.'),
  ('Addin', 'Addin', 'Addin_SuperTipTitle', 'en', '3volutions AG', 'Opens a pane displaying available resources from 3V-ROOMS.');

Hinweis

Die Textanpassungen müssen vor dem Herunterladen des Manifests vorgenommen werden, da die Texte beim Generieren des Manifests eingebettet werden.

Referenzen

Zuletzt geändert August 26, 2026: Merge pull request #47 from 3volutionsAG/codex/docs-quickrooms-deployment-registration (0fc8863)