Spaltenansicht Erweitert

Neben den standardmäßig angezeigten Spalten gibt es noch weitere Spalten mit Informationen zu den einzelnen Buchungen, die eingeblendet werden können.

Über das Spaltensymbol können Sie weitere Spalten mit Informationn hinzufügen, sortieren oder herausnehmen. Die Auswahl wird automatisch gespeichert und bei der nächsten Suche übernommen. Gespeicherte Filter können Sie unter den Persönlichen Einstellungen löschen.

In den Persönlichen Einstellungen setzen Sie die Spaltenauswahl und markierten Favoriten zurück.


Tabelle: Übersicht und Erläuterung der Spaltenbezeichnungen

Spalte
Symbol
Anmerkungen
Verantwortliche:r

Für die Buchung verantwortliche Person

Terminieren

Über diese Schaltfläche können Sie die Belegung beenden, die Nachlaufzeit bleibt in diesem Fall bestehen. Das Ende der Buchung wird minutengenau eingetragen.

Freigeben

Über diese Schaltfläche können Sie die Belegung beenden, die Nachlaufzeit wird in diesem Fall ebenfalls freigegeben und das Ende der Buchung minutengenau eingetragen.

Bearbeiten

Über diese Schaltfläche wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus der Buchung
Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Buchen

Löschen

Über diese Schaltfläche können Sie die Buchung oder komplette Buchungsserie aus dem System löschen.
Es fallen für die Buchung keinerlei Kosten an.
Die Buchung ist in keinen Listen, Kalenderansichten, Statistiken und Reports mehr sichtbar.
Eine Benachrichtigungsmail wird automatisch an die/den Ersteller:in, Organisator:in und Verantwortliche:n sowie an die involvierten Dienstleister gesendet.

Buchung von
Anlass entfernen

Über diese Schaltfläche lösen Sie eine Buchung von einem Anlass ab. Die Buchung bleibt unabhängig vom Anlass bestehen.

Serie von
Anlass entfernen

Über diese Schaltfläche lösen Sie eine Serienbuchung von einem Anlass ab. Die Buchung bleibt unabhängig vom Anlass bestehen.

Von
inkl. Vorlaufzeit

Beginndatum und -uhrzeit der Vorlaufzeit
Buchung beginnt um 12:00 Uhr, bei der Buchung eingestellte Vorlaufzeit ist 15 min, als Beginnzeit wird hier 11:45 Uhr angezeigt.

Bis
inkl. Nachlaufzeit

Enddatum und -uhrzeit der Nachlaufzeit
Buchung endet um 15:00 Uhr, bei der Buchung eingestellte Nachlaufzeit ist 15 min, als Endzeit wird 15:15 Uhr angezeigt.

Startdatum

Startdatum ohne Uhrzeit

Enddatum

Enddatum ohne Uhrzeit

Workflow Statusbezeichnung

Besetzt definitiv, provisorisch, Sytem oder temporär

Anlass

Titel des Anlass

Anlass Nummer

Dem Anlass zugeordnete eindeutige Nummer

Notiz an DienstleistungsfirmaNotiz, welche der Dienstleistungsfirma bei Bestellung zusätzlich übermittelt wurde
Ressourcen ID

Eindeutige Kennzeichnung der Ressource, kann der Ressourcenbezeichnung entsprechen.

Zeit von

Startzeit ohne Datum

Zeit bis

Endzeit ohne Datum

Standort-Name

z.B. Name der Filiale oder Stadtname, in der sich der Standort befindet

Standortbeschreibung

Beschreibung des Standortes
z.B. Zentrale, Werkstatt, Laden oder Showroom

Standort hierachisch

Gibt es mehrere Standorte z.B. in verschiedenen Ländern, wird hier heruntergebrochen dargestellt, in welchem Land und in welcher Stadt sich der Standort befindet
z.B. CH/Basel/Südstadt, der Standort befindet sich in der Südstadt in Basel in der Schweiz

Plan

Über diese Schaltfläche öffnen Sie ein neues Fenster, in dem der Standort der Ressource auf einer Karte dargestellt wird


Neues Fenster mit Anzeige der Ressource auf dem Plan


Spalte
Symbol
Anmerkungen
Ressourcenart

z.B. Raum, Parkplatz, Arbeitsplatz

Bemerkungen Teilnehmende

hinterlegte Bemerkung zu hinzugefügten Teilnehmenden

Bemerkungen intern

Bei entsprechender Berechtigung sehen Sie hier weitere Bemerkungen

Bemerkungen Annullation

Bemerkungen, die bei der Stornierung vermerkt wurden
z.B. wegen Krankheit abgesagt

Ressource Info

Über diese Schaltfläche werden Sie auf die Detailansicht der Ressource weiter geleitet.


Detailansicht zur Ressource


Spalte
Symbol
Anmerkungen
Priorisierung

Rangfolge der Ressource innerhalb der Ressourcenart.

1
Bestätigung senden

Über diese Schaltfläche senden Sie eine Bestätigungsmail an die verantwortlichen, organisierenden und erstellenden Personen der Buchung sowie an die Teilnehmer, die in den Mailverkehr eingebunden werden sollen, sofern die Checkbox aktiviert wird.

Teilnehmer:innenAuflistung der teilnehmenden Personen
Kostenträger 2 Nummer
Buchung

Beim Erstellen einer Buchung wird als Kostenträger automatisch der Kostenträger der organisierenden Person eingetragen.

Kostenträger 2 Beschreibung
Buchung

Beschreibung des Kostenträgers, die bei der Buchung hinterlegt wurde

Kostenträger 2 Geschäftsbereich
Buchung

Gibt den Kostenträger des Geschäftsbereichs an, dem die Buchung zugeordnet ist.

Kostenträger 2 Nummer
Organisator:in

Nummer des Kostenträgers der organisierenden Person

Kostenträger 2 Bezeichnung
Organisator:in

eindeutige Kennung des Kostenträgers, welcher die organisierende Person zugeordnet ist

Kostenträger 2 Nummer
Verantwortliche:r

Nummer des Kostenträgers der verantwortlichen Person

Kostenträger 2 Bezeichnung
Verantwortliche:r

eindeutige Kennung des Kostentrgers, welcher der die verantwortliche Person zugeordnet ist

Logon Organisator:in

Log-In Name, welcher der organisierenden Person zum Anmelden in ROOMS zugeteilt wurde.

Logon Verantwortliche:r

Log-In Name, welcher der verantwortlichen Person zum Anmelden in ROOMS zugeteilt wurde.

Firma Nummer
Organisator:in

Eindeutige Nummer der Firma oder Abteilung, bei welcher die organisierende Person arbeitet

Firma Nummer
Verantwortliche:r

Eindeutige Nummer der Firma oder Abteilung, bei welcher die verantwortliche Person arbeitet

Firma Bezeichnung
Organisator:in

Bezeichnung der Firma oder Abteilung, bei welcher die organisierende Person arbeitet

Firma Bezeichnung
Verantwortliche:r

Bezeichnung der Firma oder Abteilung, bei welcher die verantwortliche Person arbeitet

Hauptbuchung

In einem Anlass kann eine Buchung als Hauptbuchung gekennzeichnet sein.

Folgebuchung

Anzeige der Minuten bis zum Start der nächsten Buchung (ohne Vorlaufzeit). Bei 0 min ist die reservierte Buchungszeit abgelaufen.
Es erscheint nur ein Eintrag sofern die Alarmierung bei der Buchung aktiviert wurde.

Wartezeit Kunde

Zeit, welche der Kunde der Folgebuchung bereits auf die Nutzung des Raumes wartet (bezieht sich nur auf die Ressource Raum)
Hier erscheint nur ein Eintrag sofern die Alarmierung bei der Buchung aktiviert wurde.

Offene Menge bearbeiten

Über die Schaltfläche öffnet sich der Bearbeitungsmodus der Buchung, um die Menge des benötigten Catering & Service Angebots zu bearbeiten.

Als No Show markieren

Die Buchung wird, folgengleich zu Annlullieren, storniert. Zusätzlich wird die Buchung als “No Show markiert und kann über diesen Filter gefunden werden.

Annulliert am

Datum, an dem die Buchung storniert wurde

Annulliert durch

Person, welche die Buchung stornierte

Anlass (Tooltipp)

Das Symbol markiert, dass die Buchung zu einem Anlass gehört. Über den Tooltipp, erscheint eine Kurzinformation über den Anlass.

Bestellungen

Auflistung der zugefügten Bestellungen

Mobiles Equipment Aggregiert

Zugebuchtes Mobiles Equipment wird als Anzahl je Equipmentart dargestellt, eine detaillierte Bezeichnung des Equipments erscheint nicht.
z. B. wurde der mobile Beamer “Heidi” und der mobile Beamer “Peter” gebucht. Unter Mobiles Equipment Aggregiert wird nun “2 Beamer” angezeigt.

Fixes Equipment Aggregiert

Zugebuchtes Fixes Equipment wird als Anzahl je Equimentart dargestellt, eine detaillierte Bezeichnung des Equipments erscheint nicht.
z. B. wurde das (dem Raum zugewießene) Flipchart “Max” und das (dem Raum zugewiesene) Flipchart “Moritz” gebucht. Unter Fixes Equipment Aggregiert wird nun “2 Flipchart” angezeigt.

Parkplätze (Tooltipp)

Listet die gebuchten Parkplätze auf

Parkplätze Aggregiert

Anzahl der gebuchten Parkplätze an

Fahrzeuge (Tooltipp)

Listet die gebuchten Fahrzeuge auf

Fahrzeuge Aggregiert

Anzahl der gebuchten Fahrzeuge

Serieninformationen

Kurzinformationen zur Serienbuchung.
Beginndatum, Enddatum, Intervall

Virtuelle Räume

Zuordnung eines virtuellen Raums
z.B. wurde der Raum “Matterhorn” gebucht, durch eine Verbindungstüre oder Herausnehmen einer Trennwand, können Sie den Raum um einen virtuellen Raum vergrößen/ergänzen



  1. Die Priorisierung wird in den Daten der Ressource hinterlegt. Bei einer automatischen Vergabe der Ressourcen zu einer Buchung, wird die Ressource mit der obersten Priorisierung, beginnend mit 1, vergeben. ↩︎

  2. Die Nummer und die Beschreibung des Kostenträgers ist in den Daten der jeweiligen Person oder des Geschäftsbereichs hinterlegt. ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎ ↩︎