Detailbuchung

Navigieren Sie im Menüpunkt Buchen auf das Subpanel Anlass. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um die Eingabemaske zur Erstellung eines Anlasses zu öffnen.

Eingabemaske zur Erstellung eines Anlasses

Die Eingabemaske gliedert sich drei Bereiche, die Sie über die Reiter im oberen Bereich des Anzeigenbereichs erreichen - den Stammdaten, Catering & Servcie sowie dem Reiter Teilnehmer.

Nachdem Sie die Eingabemaske ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Speichern" am unteren Rand des Anzeigenbereichs. Die Daten werden gespeichert und die Detailansicht des Anlasses angezeigt.

Detailansicht des Anlasses nach dem Speichern der eingegebenen Daten

Gliederung der Eingabemaske

Stammdaten

Im Reiter Stammdaten geben Sie alle Basisinformationen zum Anlass ein. Dazu gehören u.a. der Titel, eine Beschreibung, die Zuordnung verantwortlicher Personen. Folgende Tabelle gibt einen Überblick mit kurzen Erklärungen der Eingabefelder.

Feld		Beschreibung
Titel		Bezeichnung des Anlasses
Anlasstyp		Anlasstypen sind kundenspezifisch definiert. Dies könnten Klassifizierungen wie internes Meeting, externe Buchung usw. sein
Beschreibung		Freies Eingabefeld, um Anlass zu beschreiben
Datum		Die Datumsauswahl an dieser Stelle spielt eine untergeordnete Rolle, da der Zeitraum des Anlasses automatisch an die Startzeit der ersten Buchung und die Endzeit der letzten Buchung angepasst wird. Sinnvoll wäre es das Datum, ohne Anpassung der Uhrzeit, für einen Tag zu wählen, an dem eine Buchung stattfinden soll.
Standort		Name des Stanortes eingeben und aus den Vorschlägen wählen oder über das Plus entlang des Pfades den Standort auswählen
Anzahl Teilnehmende		Nummerische Angabe der Anzahl der teilnehmenden Personen
Verantwortliche:r*		Person, welche für den Anlass verantwortlich ist, standardmäßig wird die erstellende Person eingetragen
Ersteller:in*		Person, welche den Anlass erstellt, wird automatisch eingegeben
Organisator:in*		Person, welche den Anlass organisiert, standardmäßig wird die erstellende Person eingetragen
Kostenstelle Organisator:in		Ist der organisierenden Person eine Kostenstelle zugeordnet, wird diese hier automatisch eingetragen. Über das Eingabefeld können weitere Kostenstellen hinzugefügt werden. Diese kann aus den Vorschlägen während des Tippens ausgewählt oder frei eingegeben werden.
		Die Verteilung der Kosten kann prozentual auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden. Im Beispiel trägt die Kostenstelle 1234 30% der Kosten und die Kostenstelle 5678 70% der Kosten
VC Buchung		Handelt es sich um einen Anlass mit Videokonferenz, lässt sich dies hier durch Markierung der Checkbox gebucht werden
Anmeldeschluss		Freie Eingabe des Anmeldeschlusses
Anlassstatus		Der Anlassstatus ist kundenspezifisch definiert. Im Beispiel kann der Status auf angefragt - der Anlass wurde noch nicht genehmigt - oder gebucht gesetzt werden - der Anlass wird verbindlich erstellt.
Kosten		Automatische Anzeige der aggregierten Kosten, die durch Catering & Service oder Mietgebühren zustande kommen.

* Ist ein Name ausgewählt, können Sie über das Portraitsymbol an der rechten Seite des Eingabefelds die Detailansicht zu der Person einsehen. Dazu öffnet sich ein extra Fenster in Ihrem Browser

Catering & Service

Im Reiter Catering & Service haben Sie die Möglichkeit dem Anlass unabhängig von einer Buchung Dienstleistungen hinzuzufügen oder diese zu bearbeiten.

Eingabemaske Catering & Service dem Anlass hinzufügen

Um eine Dienstleistung hinzuzufügen geben Sie die Bezeichnung im Eingabefeld ein oder wählen diese über die Schnellauswahl. Das Datum sollte dem Zeitpunkt einer Buchung entsprechen.
Über das Symbol rechts neben der Datumsauswahl können Sie eine Notiz an den Diesntleister, z.B. für spezielle Wünsche, eintragen.

Auswahl der gwünschten Dienstleistung

Hat sich die Anzahl der Teilnehmenden geändert, können Sie die Menge z.B. des bestellten Caterings aktualisieren. Markieren Sie hierzu die Checkbox der Dienstleistung klicken Sie unten auf die Schaltfläche Menge aktualisieren.
Um eine Dienstleistung zu löschen, markieren Sie die Checkbox der zu löschenden Dienstleistung und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.

Menge aktualisieren und Dienstleistung aus dem Anlass entfernen

Teilnehmende

In diesem Reiter fügen Sie dem Anlass Teilnehmende unabhängig einer Buchung hinzu.

Eingabemaske zum Hinzufügen von Teilnehmenden

Teilnehmende lassen sich über das Eingabefeld suchen, sofern diese bereits im System angelegt sind. Neue Teilnehmende fügen Sie über die Schaltfläche Neuer Teilnehmer hinzu. Es öffnet sich ein Dialogfenster über das Sie die Person anlegen.

Eingabemaske zum Anlegen neuer Teilnehmenden

In der Detailansicht werden alles Teilnehmenden aufgeführt. Es wird nicht unterschieden, ob diese explizit in einer Buchung hinzugefügt oder allgemein dem Anlass zugeordnet wurden.

Buchungen hinzufügen

Sie können dem Anlass bereits bestehende Buchungen hinzufügen oder direkt aus dem Anlass neue Buchungen tätigen, die diesem zugeordnet werden. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie unter Buchung einem Anlass hinzufügen.