Outlook Importe
Voraussetzung (häufige Fehlerquelle)
Damit Sie Outlook-Kalender importieren können, benötigen Sie:
- das Recht „Sektion Einstellungen nutzen"
- das Recht „Darf Outlook Kalender Daten importieren"
Ohne diese Berechtigung ist der Menüpunkt „Outlook Importe" nicht sichtbar.
Details: Einstellungen → Sicherheitsdaten → Rollen → Rechte verwalten.
Wozu gibt es „Outlook Importe"?
Mit Outlook Importe können Sie Termine aus einem Outlook-Kalender als Raumbuchungen in 3V-ROOMS übernehmen. Das ist besonders nützlich für:
- Migration: Übernahme bestehender Kalender bei der Einführung von 3V-ROOMS
- Raumkalender-Import: Wenn ein Raum bisher direkt in Outlook verwaltet wurde
- Massenimport: Schnelle Erfassung vieler Termine auf einmal
Der Import verarbeitet CSV-Dateien, die Sie direkt aus Outlook exportieren können.
Übersicht „Outlook Importe" (CSV-Datei auswählen und Importoptionen konfigurieren)
Schnellübersicht: So funktioniert der Import
| Schritt | Was passiert? |
|---|---|
| 1. CSV hochladen | Sie laden eine aus Outlook exportierte CSV-Datei hoch |
| 2. Zielraum wählen | Sie wählen den Raum, in den alle Termine importiert werden sollen |
| 3. Vorschau prüfen | Das System zeigt alle erkannten Termine – gültige und fehlerhafte |
| 4. Bei Bedarf korrigieren | Sie können einzelne Einträge vor dem Speichern anpassen |
| 5. Import bestätigen | Alle gültigen Termine werden als Buchungen gespeichert |
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1) CSV-Datei aus Outlook exportieren
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie den gewünschten Kalender.
- Gehen Sie auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „In Datei exportieren" und dann „Kommagetrennte Werte (CSV)".
- Speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
Tipp
Bereinigen Sie die CSV-Datei vor dem Import – entfernen Sie z.B. abgesagte Termine oder Einträge, die nicht als Buchung übernommen werden sollen.2) Import in 3V-ROOMS starten
- Navigieren Sie zu
Einstellungen→System→Outlook Importe. - Klicken Sie auf Browse und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
- Wählen Sie die Zielressource (den Raum, in den importiert werden soll).
- Optional: Wählen Sie einen Default-Organisator (wird verwendet, wenn der Organisator aus der Datei nicht im System gefunden wird).
- Klicken Sie auf Import starten.
3) Vorschau prüfen und Einträge bearbeiten
Nach dem Hochladen sehen Sie eine Liste aller erkannten Termine:
- Grüner Haken = Eintrag ist gültig und kann gespeichert werden
- Rotes X = Validierungsfehler (z.B. Zeitkonflikt, ungültiges Datum)
Sie können einzelne Einträge per Klick öffnen und anpassen (z.B. Organisator ändern, Zeiten korrigieren).
4) Import abschliessen
- Klicken Sie auf Speichern, um alle gültigen Einträge als Buchungen zu erstellen.
- Oder klicken Sie auf Abbrechen, um den gesamten Import zu verwerfen.
Hinweis
Beim Import werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet und keine Exchange-Synchronisationen ausgelöst – die Buchungen erscheinen direkt im System.Unterstützte CSV-Formate
Das System erkennt automatisch das Format Ihrer CSV-Datei. Folgende Formate werden unterstützt:
Deutsches Outlook-Format
Wenn Sie Outlook auf Deutsch verwenden, sieht der Export typischerweise so aus:
Titel;BeginnDatum;BeginnZeit;EndeDatum;EndeZeit;Organisator;TeilnehmerOptional;TeilnehmerZwingend;Bemerkungen;IstPrivat
Scrum Basic;16.01.2025;08:30;18.01.2025;16:30;Lisa Beispiel;;;;Nein
Projektmeeting;11.03.2025;14:00;11.03.2025;15:30;Max Muster;anna@beispiel.ch;peter@beispiel.ch;Agenda folgt;Nein
Workshop KI;05.11.2025;08:30;06.11.2025;12:00;Lisa Beispiel;;;;Ja
Englisches Outlook-Format
Bei einem englischen Outlook-Export werden mehr Spalten exportiert – das System verwendet nur die relevanten:
"Subject","Start Date","Start Time","End Date","End Time","All day event","Reminder on/off","Reminder Date","Reminder Time","Meeting Organizer","Required Attendees","Optional Attendees","Meeting Resources","Billing Information","Categories","Description","Location","Mileage","Priority","Private","Sensitivity","Show time as"
"Team Meeting","26.2.2025","13:30:00","26.2.2025","16:00:00","False","True","26.2.2025","13:15:00","Maria Schmidt","Hans Müller;Anna Keller",,,,,"Quartalsplanung","Raum 12",,"Normal","False","Normal","2"
Tipp
Sie müssen nicht wissen, welches Format Ihre Datei hat – das System erkennt es automatisch. Nur wenn die automatische Erkennung fehlschlägt, müssen Sie die Spaltenindizes manuell angeben.Felder in der CSV-Datei
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Titel/Subject | Betreff des Termins → wird zum Buchungstitel | „Projektmeeting Q1" |
| Beginn-Datum | Startdatum (Format je nach Sprache) | 16.01.2025 oder 01/16/2025 |
| Beginn-Zeit | Startzeit | 08:30 oder 08:30:00 |
| Ende-Datum | Enddatum | 16.01.2025 |
| Ende-Zeit | Endzeit | 10:30 |
| Organisator | Name oder E-Mail des Organisators | „Max Muster" oder „max@firma.ch" |
| Erforderliche Teilnehmer | Pflicht-Teilnehmer (mehrere mit Semikolon getrennt) | „Anna Keller;Peter Meier" |
| Optionale Teilnehmer | Optionale Teilnehmer (mehrere mit Semikolon getrennt) | „Lisa Müller;Hans Fischer" |
| Bemerkungen | Notizen → werden als vertraulicher Kommentar gespeichert | „Beamer benötigt" |
| Ist Privat | Privater Termin? | Ja/Nein, True/False, Yes/No |
Optionale Einstellungen
In den meisten Fällen erkennt das System die Struktur der CSV-Datei automatisch. Falls nicht, können Sie folgende Einstellungen anpassen:
Trennzeichen und Formatierung
| Einstellung | Beschreibung | Standard | Alternativen |
|---|---|---|---|
| Trennzeichen | Trennt die Spalten voneinander | , (Komma) | ; (Semikolon), Tabulator |
| Feldbegrenzzeichen | Umschliesst Textfelder | " (Anführungszeichen) | ' (Hochkomma) |
| Maskierungszeichen | Für Sonderzeichen in Texten | " | – |
Manuelle Spaltenreihenfolge (Index-basiert)
Wenn die automatische Erkennung fehlschlägt, können Sie die Position jeder Spalte manuell angeben. Die Zählung beginnt bei 0 (erste Spalte = 0, zweite Spalte = 1, usw.).
| Feld | Beschreibung | Typischer Index |
|---|---|---|
| Spaltenindex Titel | Position der Titel-Spalte | 0 |
| Spaltenindex Beginn-Datum | Position des Startdatums | 1 |
| Spaltenindex Beginn-Zeit | Position der Startzeit | 2 |
| Spaltenindex Ende-Datum | Position des Enddatums | 3 |
| Spaltenindex Ende-Zeit | Position der Endzeit | 4 |
| Spaltenindex Organisator | Position des Organisators | 5 |
| Spaltenindex optionale Teilnehmer | Position der optionalen Teilnehmer | 6 |
| Spaltenindex erforderliche Teilnehmer | Position der Pflichtteilnehmer | 7 |
| Spaltenindex Bemerkung | Position der Bemerkungen | 8 |
| Spaltenindex Ist Privat | Position des Privat-Flags | 9 |
Wie werden Personen zugeordnet?
Das System versucht, Organisatoren und Teilnehmer aus der CSV-Datei automatisch mit bestehenden Personen im System abzugleichen. Dabei wird in folgender Reihenfolge gesucht:
- Personalnummer – exakte Übereinstimmung
- E-Mail-Adresse – exakte Übereinstimmung
- Name – Vorname + Nachname in verschiedenen Kombinationen
- E-Mail in Klammern – z.B. „Max Muster (max@firma.ch)"
Was passiert, wenn keine Person gefunden wird?
- Organisator: Es wird der Default-Organisator verwendet (falls angegeben), sonst der aktuell angemeldete Benutzer.
- Teilnehmer: Wird als externer Teilnehmer mit dem angegebenen Namen/E-Mail erstellt.
Tipp
Für eine saubere Zuordnung verwenden Sie in Outlook am besten E-Mail-Adressen, die auch im 3V-ROOMS-System hinterlegt sind.Beispiel: Kompletter Import-Workflow
Szenario: Sie möchten den Konferenzraum-Kalender aus Outlook in 3V-ROOMS übernehmen.
Vorbereitung: Exportieren Sie den Outlook-Kalender als CSV und entfernen Sie abgesagte Termine.
CSV-Beispiel (deutsches Format):
Titel;BeginnDatum;BeginnZeit;EndeDatum;EndeZeit;Organisator;TeilnehmerOptional;TeilnehmerZwingend;Bemerkungen;IstPrivat Kick-off Projekt Alpha;20.03.2025;09:00;20.03.2025;11:00;anna.schmidt@firma.ch;;peter.mueller@firma.ch;Beamer reserviert;Nein Wöchentliches Teammeeting;21.03.2025;14:00;21.03.2025;15:00;max.muster@firma.ch;;;Wiederkehrend;NeinImport durchführen:
- CSV-Datei hochladen
- Zielressource „Konferenzraum A" auswählen
- Default-Organisator festlegen (falls gewünscht)
- Import starten
Vorschau prüfen: Beide Einträge werden grün angezeigt → gültig.
Speichern: Die Termine erscheinen als Buchungen im System.
Häufige Probleme und Lösungen
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Datei konnte nicht verarbeitet werden" | CSV-Format nicht erkannt | Prüfen Sie das Trennzeichen; bei Bedarf Spaltenindizes manuell setzen |
| Termine werden mit falscher Zeit angezeigt | Zeitzone | Stellen Sie sicher, dass die Zielressource die richtige Zeitzone hat |
| Organisator nicht gefunden | Name/E-Mail stimmt nicht überein | Verwenden Sie E-Mail-Adressen, die im System hinterlegt sind |
| Validierungsfehler (rotes X) | Zeitkonflikt oder ungültiges Datum | Prüfen Sie den Eintrag und passen Sie Start-/Endzeit an |
| Datei zu gross | Überschreitet Uploadlimit (5 MB) | Teilen Sie die Datei auf oder entfernen Sie unnötige Spalten |