Kostenträger

Wozu gibt es Kostenträger?

Mit Kostenträgern ordnen Sie Buchungen/Leistungen einer Kostenstelle, einem Projekt oder einem Geschäftsbereich zu. So können Kosten später korrekt ausgewertet oder verrechnet werden.

Typische Verwendung:

• in Buchungen/Reservationen (Kostenträger auswählen, optional mehrere mit Anteil in %)
• bei Personen (Standard-Kostenträger)
• bei OE/Firmen (Kostenträger-Zuweisungen)
• bei Raumeinheiten / Anlässen (je nach Konfiguration)

Wo finde ich die Kostenträgerverwaltung?

Sie finden die Administration unter:

Einstellungen → Sicherheitsdaten für Personen → Kostenträger

Kostenträger verwalten

Liste, Suche und Filter

In der Liste sehen Sie u.a. Nummer, Bezeichnung, Geschäftsbereich, Gültig ab/bis und ob ein Kostenträger verrechenbar ist.

Im Sidepanel können Sie typischerweise nach Nummer, Bezeichnung und Geschäftsbereich suchen/filtern.

Übersicht „Kostenträger“ (Liste, Filter und Aktionen)

Kostenträger anlegen oder bearbeiten

1. Klicken Sie auf Neu (oder bearbeiten Sie einen bestehenden Eintrag).
2. Pflegen Sie mindestens:
   • Nummer
   • Beschreibung
3. Optional (empfohlen):
   • Geschäftsbereich (z.B. für Projekte/Organisationseinheiten)
   • Gültig von / Gültig bis (um Kostenträger zeitlich zu steuern)
   • Verrechenbar (wenn der Kostenträger in der Verrechnung genutzt werden soll)
4. Speichern Sie.

Kostenträger bearbeiten (Nummer, Beschreibung, Geschäftsbereich, Gültigkeit, Verrechenbar)

Kostenträger löschen

Kostenträger können gelöscht werden. Wenn ein Kostenträger bereits in Verwendung ist, kann das – je nach Konfiguration und Datenlage – Auswirkungen auf Zuordnungen haben.

Kostenträger per CSV importieren

Wenn Sie viele Kostenträger verwalten (z.B. aus einem ERP), ist der CSV-Import der schnellste Weg für Massen-Änderungen.

So funktioniert der Import

1. Öffnen Sie die Kostenträgerliste.
2. Klicken Sie auf Von CSV importieren.
3. Wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
4. Optional: Laden Sie das CSV Template herunter (empfohlen).
5. Klicken Sie auf Importieren.

CSV importieren (Datei auswählen, Template herunterladen, Import starten)

Nach dem Import sehen Sie eine Rückmeldung wie z.B. Aktualisiert, Erstellt und Terminiert.

Wichtige Regeln (bitte beachten)

• Eindeutigkeit: Ein Kostenträger wird über Nummer + Geschäftsbereich erkannt.
  (Gleiche Nummer ist möglich, wenn der Geschäftsbereich unterschiedlich ist.)
• Terminierung statt Löschen: Kostenträger, die früher per CSV importiert wurden, aber in der aktuellen Importdatei fehlen, werden automatisch terminiert (Gültig bis = heute).
  Damit bleiben sie in der Historie erhalten, sind aber nicht mehr neu auswählbar.
• Vollständige Datei liefern: Verwenden Sie den Import idealerweise als „Vollabzug“ (alle relevanten Kostenträger in jeder Datei), damit nichts unbeabsichtigt terminiert wird.

Spalten (CSV-Template)

Das Template enthält genau diese Spalten:

Formate (Datum und Ja/Nein)

• Datum: yyyy-MM-dd (z.B. 2026-01-31) oder dd.MM.yyyy (z.B. 31.01.2026)
• IstVerrechenbar: z.B. Ja/Nein (auch True/False ist je nach Datei möglich)

Beispiele

Beispiel 1: Neuer Kostenträger für ein Projekt

Sie möchten ein Projekt „Umbau 2026“ verrechnen:

1. Legen Sie einen Kostenträger mit Nummer 800120 und Beschreibung „Umbau 2026“ an.
2. Setzen Sie optional den Geschäftsbereich „Projekte“.
3. Setzen Sie Verrechenbar = aktiv.

Beispiel 2: CSV-Import als Vollabzug (inkl. Terminierung)

Sie importieren monatlich eine vollständige Liste aus einem Vorsystem:

• Kostenträger, die in der Datei enthalten sind, werden erstellt oder aktualisiert.
• Kostenträger, die früher importiert wurden, aber jetzt fehlen, werden automatisch beendet (terminiert), damit sie nicht mehr ausgewählt werden können.

Beispiel 3: Mini-CSV (Ausschnitt)

Nummer,Beschreibung,Geschaeftsbereich,TypCode,GueltigVon,GueltigBis,IstVerrechenbar
800120,Umbau 2026,Projekte,PRJ,2026-01-01,,Ja
4711,Interne Kosten,,INT,01.01.2026,31.12.2026,Nein