Benutzergruppen
Ansicht
Im rechten Feld sehen Sie die bereits gespeicherten Benutzergruppen in Listenform. Im linken Sidepanel können Sie mithilfe der Filterfunktion nach Benutzergruppen suchen.
Benutzergruppen bearbeiten und suchen
Benutzergruppen bearbeiten und neu hinzufügen
Die Stammdaten, Personen und Notifikationen bearbeiten Sie, indem Sie auf das Stift Icon Bearbeiten auswählen. Wenn Sie eine Benutzergruppe neu hinzufügen möchten, klicken Sie auf den untenstehenden Button Erstellen.
In beiden Fällen öffnen sich die neuen Fenster zur Eingabe der Informationen.
Benutzergruppen hinzufügen
Die geänderten oder neu eingetragenen Daten speichern Sie über den untenstehenden Button Speichern
Stammdaten der Benutzergruppen
Unter den Stammdaten der Benutzergruppe tragen Sie folgende Informationen ein:
- Benutzergruppen ID
- Bezeichnung
Serieneinstellungen
Eine Serie kann pro Benutzergruppe maximiert werden (z.B. 50 Iterationen). Die Maximierung erfolgt auf Iterationen oder Laufdauer unterteilt in Monate, Wochen, Tage.
- Max. series duration yearly
- Max. Seriedauer monatlich
- Max. Seriedauer wöchentlich Serie
- Max. Seriedauer täglich
- Absolute Serienbegrenzung 1
- Absolute Serienbegrenzung 2
Maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen
Dieses Feature ermöglicht es, die Anzahl gleichzeitiger Buchungen eines Organisators zu begrenzen. Es wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass Organisatoren nicht mehr Buchungen gleichzeitig durchführen, als in ihrer Gruppenrichtlinie festgelegt ist. Dadurch kann die Buchungsaktivitäten gesteuert und sichergestellt werden dass die Ressourcen effizient genutzt werden.
Ausnahme mit neuem Recht
Darf die maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen überschreiten
Falls es notwendig ist, die maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen zu überschreiten, weisen Sie dieses Recht einer Rolle bei den entsprechenden Organisatoren zu.
Gruppeneigenschaften
Sie können einstellen, welche Eigenschaften die erstellte Gruppe aufweisen soll:
| Eigenschaft | Standard | Bemerkung |
|---|---|---|
| Berechtigungsgruppe | nicht selektiert | Stehen bei der Zuweisung von Berechtigungen zur Verfügung |
| Notifikationsgruppe | nicht selektiert | Stehen bei der Zuweisung für Benachrichtigungen zur Verfügung |
| Benutzerkreis | nicht selektiert | - Benutzer in Benutzergruppen mit dem Flag “Benutzerkreis” aktiviert, können im Buchungsprozess nur Buchungen für Benutzer dieser Gruppe erstellen. ; - Anwendung nur im Zusammenhang mit dem Recht “Darf Reservationen mit Organisator buchen” - Kann durch Recht “Darf Organisator aus allen Benutzerkreisen sehen” übersteuert werden |
Checkin Einzelbuchungen
Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Benutzer in dieser Gruppe für Ressourcen, bei denen der Check-in-Prozess aktiviert ist, diesen verpflichtend durchführen.
Zusätzlich kann das Recht Check-In-Delegation erzwingen vergeben werden. Dadurch werden Benutzende, die dieses Recht besitzen, dazu gezwungen, den Check-in-Prozess von einer anderen Person durchführen zu lassen. Auf diese Weise können diese Benutzenden den Check-in nicht eigenständig abschliessen. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass die erforderlichen Schritte und Sicherheitskontrollen eingehalten werden.
Personen
Sie können einer Benutzergruppe eine oder mehrere Personen zuweisen. Haben Sie noch keine Personen einer Benutzerguppe hinzugefügt, sehen Sie diese auch nicht in der Liste.
Möchten Sie der Benutzerguppe Personen hinzufügen, klicken Sie auf den Button Personen hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Personen auswählen über das aktivieren der Checkbox. Anschliessend klicken Sie auf den Button Personen hinzufügen.
Personen zu Benutzergruppen hinzufügen
Die Liste aktualisiert sich automatisch. Sie sehen die ausgewählten Personen in der Liste.
Notifikationen
In diesem Bereich können Sie Notifikationsvorlagen für Benutzergruppen erfassen und verwalten. Ebenfalls stellen Sie ein, wie die Notifikationen versendet werden sollen.
Für die Konfiguration benötigen Sie die globalen Rechte Darf Benutzergruppen verwalten (2) und Darf Notifikationen verwalten (41). Der E-Mail-Versand muss für Ihre Installation eingerichtet sein.
Die Anleitung für Fehlerbenachrichtigungen erklärt die erforderlichen Rechte, Empfänger, CC-Adressen und Platzhalter. Alle Gruppen mit einer solchen Vorlage erhalten Fehler der abgedeckten Dienste, nicht nur eines bestimmten Jobs oder Standorts.
Notifikationen bearbeiten
Klicken Sie auf den Menü Reiter Notifikationen, wird Ihnen eine Liste aller gespeicherten Notifikationen angezeigt.
Über das Stift Icon können Sie die Notifikation bearbeiten. Es öffnet sich dabei ein Feld, indem Sie folgende Informationen eingeben:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Notifikationstyp | Jeder Notifikationstyp darf nur einmal erfasst werden. |
| Benachrichtigung im CC an | Erfassung von gültigen E-Mail Adressen, welche beim Versenden der Notifikation im CC an die entsprechenden Adressaten verschickt werden. Mehrere E-Mail Adressen werden mittels Semikolon separiert |
| Antwort auf Benachrichtigung an Ersteller | Checkbox aktivieren |
| Sprache | Mittels Drop-Down die Sprache auswählen, es stehen alle aktivierten Sprachen zur Verfügung. |
| Titel | Der Titel muss mehrsprachig erfasst werden |
| Email Body | Wurde kein E-Mail-Server eingetragen, erscheint dieses Feld nicht. Es steht ein Texteditor inkl. Formatierungen zur Verfügung. E-Mail Body kann mehrsprachig abgefüllt werden. Ist der E-Mail Body leer wird keine Notifikation verschickt. Es stehen alle Formatierungen gemäss Editor zur Verfügung |
| Notifikationsplatzhalter | Neben dem Feld zur Eingabe der Email sehen Sie eine Liste mit Platzhaltern. Es steht eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, welche zur Laufzeit mit dem entsprechenden Text abgefüllt werden. Platzhalter können im Titel (Subject) und im E-Mail Body verwendet werden. Die Werte werden immer in der aktuellen Benutzersprache abgefüllt. Auf Klick eines Platzhalters wird dieser an der aktuellen Stelle im Editor platziert. Die verfügbaren Platzhalter sind in Notifikationsplatzhalter ersichtlich. Klick auf einen Platzhalter fügt diesen an der aktuellen Cursor Position ein. Ist kein Cursor positioniert, wird der Platzhalter am Anfang des Body Textes eingefügt. Es ist immer nur eine Platzahlter Sektion gleichzeitig geöffnet. Die Platzhalter übernehmen die Formatierung des Body Editors. |
Sollten Sie keine Notifikationen in der Liste sehen, können Sie eine neue hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button hinzufügen. Es öffnet sich das gleiche Feld mit den oben beschriebenen Funktionen.
Notifikation hinzufügen
Änderungen an Bestellungen im E-Mail anzeigen
Mit Änderungsprotokoll Bestellungen zeigen Sie in einer Notifikationsvorlage für Buchungen oder Anlässe, welche Bestellungen erstellt, geändert oder gelöscht wurden. Die Ausgabe ist pro Bestellung gegliedert und enthält die bisherigen und neuen Werte. Sie beschreibt die Änderungen des jeweiligen Vorgangs, nicht die gesamte Bestellhistorie.
Der Block kann Änderungen an Angebot, Menge, Beginn, Ende, Vorlaufbeginn, Lieferort, Notiz und Bezeichnung sowie am Gesamtpreis der Bestellung anzeigen. Preisbeträge werden pro Währung zusammengefasst. Es erscheinen nur Felder mit unterschiedlichen bisherigen und neuen Werten. Bei einer erstellten Bestellung ist der bisherige Wert leer, bei einer gelöschten Bestellung der neue Wert. Beim Löschen einer Buchung oder eines Anlasses werden die zugehörigen Bestellungen als gelöscht aufgeführt.
Block in die Vorlage einfügen
- Bearbeiten Sie unter
Einstellungen→Sicherheitsdaten→ Benutzergruppen die gewünschte Gruppe und öffnen Sie den Reiter Notifikationen. - Bearbeiten Sie die passende Vorlage für die Buchung oder den Anlass. Setzen Sie den Cursor im Email Body an die gewünschte Stelle.
- Öffnen Sie neben dem Editor Änderungsprotokoll Bestellungen und klicken Sie auf Liste der geänderten Einträge.
- Ergänzen Sie Überschriften und Formatierungen innerhalb der eingefügten Blöcke. Behalten Sie die zusammengehörenden Start- und Endmarkierungen bei.
- Speichern Sie die Vorlage im Dialog und anschliessend die Benutzergruppe mit Speichern.
Das Einfügen des Blocks ändert weder die Empfänger noch die Auslöser des gewählten Notifikationstyps. Prüfen Sie die Vorlage vor dem Einsatz mit einer kontrollierten Bestelländerung und kontrollieren Sie den tatsächlich versendeten E-Mail-Inhalt. Ohne erfasste Bestelländerungen bleibt der Block leer.
Aufbau der Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
[BestellungHistorySection]…[/BestellungHistorySection] | Optionaler Rahmen für eine gemeinsame Überschrift oder Tabelle. Sein Inhalt erscheint einmal, wenn Bestelländerungen vorliegen. Ohne Bestelländerungen entfällt der gesamte Rahmen. |
[BestellungHistory]…[/BestellungHistory] | Wiederholt den Inhalt für jede betroffene Bestellung. |
[Offer] | Bezeichnung des Angebots innerhalb des Bestellblocks. Bei überschreibbaren Angeboten wird die auf der Bestellung erfasste Bezeichnung verwendet. |
[BestellungCreated]…[/BestellungCreated] | Inhalt nur bei einer erstellten Bestellung. |
[BestellungUpdated]…[/BestellungUpdated] | Inhalt nur bei einer geänderten Bestellung. |
[BestellungDeleted]…[/BestellungDeleted] | Inhalt nur bei einer gelöschten Bestellung. |
[BestellungHistoryFields]…[/BestellungHistoryFields] | Wiederholt den Inhalt für jedes geänderte Feld der Bestellung. |
[Field], [PreviousValue], [CurrentValue] | Feldname, bisheriger Wert und neuer Wert innerhalb des Feldblocks. |
Beispiel für die Anordnung der Blöcke im Email Body. Zeilenumbrüche und Formatierungen gestalten Sie im Editor:
[BestellungHistorySection]
Änderungen an Bestellungen
[BestellungHistory]
[Offer]
[BestellungCreated]Erstellt[/BestellungCreated]
[BestellungUpdated]Geändert[/BestellungUpdated]
[BestellungDeleted]Gelöscht[/BestellungDeleted]
[BestellungHistoryFields]
[Field]: [PreviousValue] → [CurrentValue]
[/BestellungHistoryFields]
[/BestellungHistory]
[/BestellungHistorySection]
Der allgemeine Block Änderungsprotokoll mit [History]…[/History] ist davon unabhängig. Verwenden Sie den Bestellblock, wenn Bestellungen einzeln erkennbar sein sollen oder erstellte und gelöschte Bestellungen sowie Preisänderungen benötigt werden. Bestehende Vorlagen müssen dafür gezielt um den Bestellblock ergänzt werden.
Serienbegrenzung auf Benutzergruppen anwenden
- Legen Sie die Anzahl der maximalen jährlichen, monatlichen, wöchentlichen und täglichen Serienbuchungen fest.
- Klicken Sie auf Speichern.
