Benutzergruppen

In diesem Bereich bearbeiten und speichern Sie Gruppenlisten. Ebenfalls können Sie neue Gruppen anlegen und Stammdaten, Personen und Notifikationen schon bestehender und neuer Gruppen bearbeiten und speichern.

Ansicht

Im rechten Feld sehen Sie die bereits gespeicherten Benutzergruppen in Listenform. Im linken Sidepanel können Sie mithilfe der Filterfunktion nach Benutzergruppen suchen.

Benutzergruppen bearbeiten und suchen

Benutzergruppen bearbeiten und neu hinzufügen

Die Stammdaten, Personen und Notifikationen bearbeiten Sie, indem Sie auf das Stift Icon Bearbeiten auswählen. Wenn Sie eine Benutzergruppe neu hinzufügen möchten, klicken Sie auf den untenstehenden Button Hinzufügen.

In beiden Fällen öffnen sich die neuen Fenster zur Eingabe der Informationen.

Benutzergruppen hinzufügen

Die geänderten oder neu eingetragenen Daten speichern Sie über den untenstehenden Button Speichern

Stammdaten der Benutzergruppen

Unter den Stammdaten der Benutzergruppe tragen Sie folgende Informationen ein:

  • Benutzergruppen ID
  • Bezeichnung

Serieneinstellungen

Eine Serie kann pro Benutzergruppe maximiert werden (z.B. 50 Iterationen). Die Maximierung erfolgt auf Iterationen oder Laufdauer unterteilt in Monate, Wochen, Tage.

  • Max. series duration yearly
  • Max. Seriendauer monatlich
  • Max. Seriendauer wöchentlich Serie
  • Max. Seriendauer täglich
  • Absolute Serienbegrenzung 1
  • Absolute Serienbegrenzung 2

Maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen

Dieses Feature ermöglicht es, die Anzahl gleichzeitiger Buchungen eines Organisators zu begrenzen. Es wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass Organisatoren nicht mehr Buchungen gleichzeitig durchführen, als in ihrer Gruppenrichtlinie festgelegt ist. Dadurch kann die Buchungsaktivitäten gesteuert und sichergestellt werden dass die Ressourcen effizient genutzt werden.

Ausnahme mit neuem Recht

  • Darf die maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen überschreiten

Falls es notwendig ist, die maximale Anzahl gleichzeitiger Buchungen zu überschreiten, weisen Sie dieses Recht einer Rolle bei den entsprechenden Organisatoren zu.

Gruppeneigenschaften

Sie können einstellen, welche Eigenschaften die erstellte Gruppe aufweisen soll:

  • Berechtigungsgruppe (Checkbox ja /nein)
  • Notifikationsgruppe (Checkbox ja /nein)
  • BenutzerkreisCheckin (Checkbox ja /nein)

Checkin Einzelbuchungen

Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Benutzer in dieser Gruppe für Ressourcen, bei denen der Check-in-Prozess aktiviert ist, diesen verpflichtend durchführen.

Zusätzlich kann das Recht Check-In-Delegation erzwingen vergeben werden. Dadurch werden Benutzende, die dieses Recht besitzen, dazu gezwungen, den Check-in-Prozess von einer anderen Person durchführen zu lassen. Auf diese Weise können diese Benutzenden den Check-in nicht eigenständig abschliessen. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass die erforderlichen Schritte und Sicherheitskontrollen eingehalten werden.

Checkin aktivieren

Personen

Sie können einer Benutzergruppe eine oder mehrere Personen zuweisen. Haben Sie noch keine Personen einer Benutzerguppe hinzugefügt, sehen Sie diese auch nicht in der Liste.

Ansicht: Personen einer Benutzergruppe

Möchten Sie der Benutzerguppe Personen hinzufügen, klicken Sie auf den Button Person hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Personen auswählen über das aktivieren der Checkbox. Anschließend klicken Sie auf den Button hinzufügen.

Personen zu Benutzergruppen hinzufügen

Die Liste aktualisiert sich automatisch. Sie sehen die ausgewählten Personen in der Liste.

Ansicht der aktualisierten Personen in der Benutzergruppe

Notifikationen

In diesem Bereich können Sie Notifikationsvorlagen für Benutzergruppen erfassen und verwalten. Ebenfalls stellen Sie ein, wie die Notifikationen versendet werden sollen.

Notifikationen bearbeiten

Klicken Sie auf den Menü Reiter Notifikationen, wird Ihnen eine Liste aller gespeicherten Notifikationen angezeigt.

Über das Stift Icon können Sie die Notifikation bearbeiten. Es öffnet sich dabei ein Feld, indem Sie folgende Informationen eingeben:

FeldFunktion
NotifikationstypJeder Notifikationstyp darf nur einmal erfasst werden.
Benachrichtigung im CC anErfassung von gültigen E-Mail Adressen, welche beim Versenden der Notifikation im CC an die entsprechenden Adressaten verschickt werden. Mehrere E-Mail Adressen werden mittels Semikolon separiert
Antwort auf Benachrichtigung an ErstellerCheckbox aktivieren
SpracheMittels Drop-Down die Sprache auswählen, es stehen alle aktivierten Sprachen zur Verfügung.
TitelDer Titel muss mehrsprachig erfasst werden
Email BodyWurde kein E-Mail-Server eingetragen, erscheint dieses Feld nicht. Es steht ein Texteditor inkl. Formatierungen zur Verfügung. E-Mail Body kann mehrsprachig abgefüllt werden. Ist der E-Mail Body leer wird keine Notifikation verschickt. Es stehen alle Formatierungen gemäß Editor zur Verfügung
NotifikationsplatzhalterNeben dem Feld zur Eingabe der Email sehen Sie eine Liste mit Platzhaltern. Es steht eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, welche zur Laufzeit mit dem entsprechenden Text abgefüllt werden. Platzhalter können im Titel (Subject) und im E-Mail Body verwendet werden. Die Werte werden immer in der aktuellen Benutzersprache abgefüllt. Auf Klick eines Platzhalters wird dieser an der aktuellen Stelle im Editor platziert. Die verfügbaren Platzhalter sind in Notifikationsplatzhalter ersichtlich. Klick auf einen Platzhalter fügt diesen an der aktuellen Cursor Position ein. Ist kein Cursor positioniert, wird der Platzhalter am Anfang des Body Textes eingefügt. Es ist immer nur eine Platzahlter Sektion gleichzeitig geöffnet. Die Platzhalter übernehmen die Formatierung des Body Editors.

Benutzergruppen in der Liste bearbeiten

Sollten Sie keine Notifikationen in der Liste sehen, können Sie eine neue hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button hinzufügen. Es öffnet sich das gleiche Feld mit den oben beschriebenen Funktionen.

Benutzergruppen hinzufügen

Serienbegrenzung auf Benutzergruppen anwenden

  1. Legen Sie die Anzahl der maximalen jährlichen, monatlichen, wöchentlichen und täglichen Serienbuchungen fest.
  2. Klicken Sie auf Speichern.