Fragenkatalog

Wozu gibt es den Fragenkatalog?

Mit dem Fragenkatalog definieren Sie einen Fragebogen, der bei Buchungen automatisch erscheint – z.B. um Informationen für Technik, Facility oder Empfang zuverlässig einzusammeln.

Typische Beispiele:

• Eventtechnik (TEM = Technischer Event Manager): Agenda/Rednerreihenfolge, Präsentationsformat (PPT/Video/Demo), Präsentationsplattform (eigenes Notebook/Room-PC), technische Kommentare
• Live Webcast & Recording: Webcast-Titel, Interaktion (Fragen zulassen?), URL/Link, Hintergrund/Branding, Recording-Titel
• Organisation am Eventtag: technischer Ansprechpartner (Name/Telefon), Zeitfenster für Aufbau/Soundcheck/Anlieferung

So stellen Sie sicher, dass die richtigen Angaben zur richtigen Zeit in der Buchung vorhanden sind.

Wo finde ich den Fragenkatalog?

Sie finden die Administration unter:

Einstellungen → Erweiterte Basisdaten für Ressourcen → Fragenkatalog

Begriffe kurz erklärt

• Frage: Eine einzelne Abfrage (z.B. „Wer ist der technische Ansprechpartner am Eventtag (Name/Telefon)?“).
  Fragen werden unter Fragen gepflegt.
• Fragenkatalog: Eine Sammlung von Fragen, die Sie gemeinsam einer oder mehreren Ressourcen zuordnen.
• Zuordnung zu Ressourcen: Bestimmt, bei welchen Ressourcen (typisch: Räume) der Fragenkatalog bei Buchungen relevant ist.

Fragenkatalog einrichten (Schritt-für-Schritt)

1) Fragenkatalog anlegen

1. Öffnen Sie Fragenkatalog.
2. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und vergeben Sie eine Bezeichnung (am besten eindeutig, z.B. „Eventtechnik Auditorium“).
3. Speichern Sie den Fragenkatalog.

Übersicht „Fragenkatalogliste“ (Fragenkataloge anzeigen und bearbeiten)

2) Fragen hinzufügen

1. Öffnen Sie den Fragenkatalog.
2. Wechseln Sie in den Reiter Fragen.
3. Fügen Sie die gewünschten Fragen hinzu und definieren Sie bei Bedarf die Reihenfolge (Sortierung).

Tipp: Halten Sie den Fragenkatalog so kurz wie möglich. Wenige, klar formulierte Fragen werden deutlich häufiger korrekt beantwortet.

3) Ressourcen zuordnen

1. Öffnen Sie den Fragenkatalog.
2. Wechseln Sie in den Reiter Ressourcen.
3. Wählen Sie die Ressourcen aus, für die der Fragenkatalog gelten soll (typisch: bestimmte Räume).
4. Speichern Sie.

Ressourcen einem Fragenkatalog zuordnen (Reiter „Ressourcen“)

Was sehen Benutzer in der Buchung?

Wenn eine Buchung eine Ressource verwendet, der ein Fragenkatalog zugeordnet ist, erscheint im Buchungsdialog ein Tab „Fragenkatalog“.

• Der Tab wird nur angezeigt, wenn für die gewählte Ressource mindestens eine Frage relevant ist.
• Fragen können zusätzlich abhängig von Klassifikationen erscheinen (z.B. nur bei „Event“).

Beispiel

• Raum „Auditorium“ hat den Fragenkatalog „Eventtechnik Auditorium“ zugeordnet.
• Eine Buchung im Auditorium zeigt den Tab „Fragenkatalog“.
• Wird die Buchung als Event klassifiziert, erscheinen zusätzlich event-spezifische Fragen (z.B. „Agenda/Rednerreihenfolge“, „Präsentationsformat“, „Live Webcast: Fragen zulassen?“).

Wichtige Regeln (einfach erklärt)

Pflichtfragen

Als Pflichtfrage markierte Fragen müssen beantwortet werden, damit eine Buchung gespeichert/abgeschlossen werden kann (Ausnahme: spezielle Berechtigung, siehe unten).

„Zwingend bis“ (Pflicht gilt erst später)

Optional kann eine Pflichtfrage so konfiguriert werden, dass sie erst ab einem bestimmten Zeitpunkt zwingend wird (z.B. „erst 3 Tage vor Beginn“). Das verhindert, dass Buchungen frühzeitig blockieren, wenn Details noch nicht feststehen.

„Editierbar bis“ (Antwort wird schreibgeschützt)

Optional kann eine Antwort ab einer gewissen Nähe zum Start nicht mehr änderbar sein (z.B. „1 Tag vor Beginn schreibgeschützt“). Das ist hilfreich, wenn Services sich auf diese Angaben verlassen müssen.

Klassifikationsabhängige Fragen

Fragen können so definiert werden, dass sie nur bei bestimmten Buchungsarten/Klassifikationen sichtbar sind. So bleibt der Fragenkatalog schlank und Benutzer sehen nur, was wirklich relevant ist.

Wie funktioniert das in der Praxis?

• Sie pflegen/verwenden Klassifikationen (z.B. „Event“, „Externe Gäste“, „Hybrid“).
• In der Frage hinterlegen Sie eine oder mehrere Klassifikationen als Einschränkung.
• Die Frage erscheint dann in der Buchung nur, wenn die Buchung passend klassifiziert ist.

Beispiel

• Fragenkatalog „Eventtechnik Auditorium“ ist dem Raum Auditorium zugeordnet.
• Frage „Live-Webcast geplant?“ ist auf die Klassifikation „Event“ eingeschränkt.
• Ergebnis:
  • Buchung ohne Klassifikation „Event“ → Frage wird nicht angezeigt.
  • Buchung mit Klassifikation „Event“ → Frage wird angezeigt.

Mehr zu Klassifikationen: Klassifikationen