Serieninformationen

Im Bereich Serieninformation in der Detailreservation erstellen Sie Serien auf die gleiche Weise wie in Microsoft Outlook.

Der Bereich Serieninformationen ist in drei Bereiche eingeteilt, welche in den folgenden Kapiteln genauer erläutert werden.

1. Allgemeiner Bereich
2. Serieneinstellungen
3. Bearbeiten einer Serie

Allgemeiner Bereich

In diesem Bereich wird angezeigt, wann die Serie startet. Darüber hinaus kann definiert werden, wie viele Iterationen diese Serie haben soll. Dabei kann zwischen einer Datumsbegrenzung oder der Anzahl der Iterationen gewählt werden.

Eingabe der Serieninformation zum Buchen von Ressourcen

Iterationen begrenzen

Die maximale Iteration ist von zwei Konfigurationswerten abhängig. In den Einstellungen für Benutzergruppen können Begrenzungen für tägliche, wöchentliche, und monatliche Iterationen definiert werden. Falls ein Benutzer in mehreren Gruppen ist, wird der höchste Wert der Gruppen genommen.

Begrenzungsmodell

Es kann zwischen zwei verschiedenen Iterationsmodellen gewählt werden in den Globalen Parametern [ModellSerieBegerenzung]. Als Standardwert wird das Zeitlichenmodel verwendet, welches Iteration auf eine bestimmte Anzahl Tage, Wochen oder Monate in die Zukunft begrenzt.

Eingabe der Serienbegrenzung

Im obigen Screenshot wird die Serienbegrenzug auf das Datum 365 Tage in der Zukunft oder auf maximal 365 tägliche Iterationen gesetzt. Das gleiche gilt für Wochen, Monate und Jahre.

Beispiele

Zeitlich

Beim Zeitlichenmodel kann bis zu einem bestimmten Datum Serientermine erstellt werden.

• Max. tägliche Serienwiederholung: 5 Tage
• Serie mit Startdatum 15.05.2023
• Es können nur Iterationen bis zum 20.05.2023 gemacht werden

Iteration

Beim Iterationsmodel kann bis zu einer bestimmten Anzahl, Serientermine erstellt werden.

• Max. tägliche Serienwiederholung: 5 Tage
• Serie mit Startdatum 15.05.2023
• Es können maximal 5 Iterationen täglich erstellt werden

Serieninformationen

Bei den Serieneinstellungen kann angegeben werden, wie sich die Serie wiederholt. Dabei kann zwischen verschiedenen Arten gewählt werden, welche wiederum verschiedene Einstellungsmöglichkeiten haben:

Täglich

Falls eine Serie täglich stattfinden soll, kann dies hier eingestellt werden. Es kann angegeben werden, wie viele Tage jeweils zwischen den Buchungen liegen sollen oder ob der Termin grundsätzlich an allen Wochentagen stattfinden soll.

Eingabe tägliche Serieninformation

Wöchentlich

In diesem Bereich kann eingestellt werden, in welchem wöchentlichen Abstand und an welchen Wochentagen die Buchungen erstellt werden sollen. Der Wochentag, an welchem die Serie startet, ist dabei bereits vorselektiert und kann nicht verändert werden (das System gibt eine Fehlermeldung aus).

Eingabe wöchentliche Serieninformation

Monatlich

Bei der monatlichen Serie gibt es zwei Varianten zur Erstellung:

1. Am selben Datum:
   Es kann eingestellt werden, dass jeweils an einem bestimmten Tag jedes X-ten Monats eine Buchung erstellt wird.

2. Am selben Tag:
   Es kann eingestellt werden, dass die Buchung immer jeweils am X-ten Wochentag des X-ten Monats erstellt wird.

Eingabe der Serieninformation zum Buchen von Ressourcen

Wenn die gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden, kann auf den Button Erstellen geklickt werden. Die Serienelemente werden dann gesucht und deren Verfügbarkeit direkt geprüft.

Anzeige der Serienelemente

Nach dem Klicken auf den Button Erstellen überprüft ROOMS die jeweiligen Serienelemente auf ihre Verfügbarkeit. Das Ergebnis wird in einer Liste aufgeführt.

Prüfstatus der Serienelemente nach dem Erstellen der Buchung

In der Liste existiert eine Spalte Prüfstatus. Falls dieser Status ein Warndreieck aufweist, wird dadurch angezeigt, dass die Ressource zu diesem Zeitpunkt besetzt ist. Dieses Serienelement kann nur durch Anwählen der Checkbox und anschliessendem Klicken des Buttons Löschen aus der Serie entfernt werden. Klicken Sie auf das Stift Icon um die Ressource und die Buchung zu bearbeiten. Sie können für eine andere Ressource (einmalige Umbuchung auf eine andere Ressource) oder ein anderen Zeitraum (bei gleicher Ressource) wählen. Dies kann auch mit Serienelementen gemacht werden, welche grundsätzlich frei sind.

Klicken Sie auf das Stift Icon, um die Ressource zu bearbeiten. Sie sehen ein neues Fenster, in welchem Sie einen anderen Zeitraum oder eine andere Ressource wählen können. Sie sehen nur die zu diesem Zeitpunkt freien Ressourcen der gleichen Art.

Eine Buchung aus der Serienliste bearbeiten

Wählen Sie mittels des Datumspickers einen anderen Zeitraum für diese Reservation aus. Mit einem Klick auf den Button + der Ressource wählen Sie aus dem Standortbaum eine andere verfügbare Ressource der gleichen Art aus. Mit dem Button Speichern prüft ROOMS die Angaben und speichert sie dementsprechend ab.

Bearbeiten einer Serie

Bei Bedarf kann eine Serie angepasst werden. Sollen bei einer Serie mit 5 Iterationen beispielsweise die letzten beiden Termine eine halbe Stunde früher beginnen, kann dies in folgenden Schritten eingegeben werden:

1. Man geht im Kalender zum zweitletzten Termin, ab welchem die Änderung gelten soll.
2. Mit Klick auf das +-Icon öffnet sich ein Fenster und man klickt den Button Bearbeiten.
3. Aktivieren der Checkbox Auf nachfolgende Serieneinträge übernehmen unten in der Ansicht.
4. Durch Eingabe der gewünschten Startzeit, Reservation um eine halbe Stunde vorziehen. Bestätigung durch grünes Häkchen erfolgt.
5. Klick auf Reservation abschliessen.
6. Seite mit Zusammenfassung wird ausgegeben, darauf ist die Änderung der Zeiten für die beiden letzten Termine ersichtlich.
7. Klick auf Reservation bestätigen. Die Teilnehmer der Serie erhalten für die bearbeiteten Termine zuerst einzelne Absagen und danach für den bearbeiteten Teil der Serie eine einzelne neue Einladung.

Die Checkbox Auf nachfolgende Serieneinträge übernehmen ist nur im Bearbeitungsmodus vorhanden und übernimmt mit ihrer Aktivierung alle Änderungen der aktuellen Reservation auf alle künftigen Reservationen dieser Serie.

Catering & Service bei Serienbearbeitung

Beim Hinzufügen eines neuen Datums zu einer bestehenden Serie oder beim Bearbeiten mit aktivierter Checkbox Auf nachfolgende Serieneinträge übernehmen werden die Catering & Service Bestellungen auf die neuen bzw. betroffenen Serientermine übertragen.

Warnmeldung: Serie neu erstellen und aufteilen

Bei bestimmten Änderungen an einer Serie zeigt ROOMS folgende Warnmeldung an:

Diese Meldung ist ein erwartetes Verhalten und erscheint, wenn ROOMS die bestehende Serie nicht einfach aktualisieren kann, sondern sie intern neu aufbauen muss. Es gibt keine Limitierung bezüglich der Anzahl Termine — die Meldung wird ausschliesslich durch die Art der Änderung ausgelöst.

Wann erscheint die Meldung?

Die Warnmeldung wird in folgenden Fällen ausgelöst:

1. Änderung des Wiederholungsmusters: Wenn der Serientyp (täglich, wöchentlich, monatlich) oder die Wiederholungseinstellungen (z.B. anderer Wochentag, anderes Intervall) geändert werden, muss die Serie immer neu erstellt werden.

2. Änderung sync-relevanter Felder bei synchronisierten Serien: Wenn die Serie mit Exchange/Outlook synchronisiert wird und Felder wie Startzeit, Endzeit oder Teilnehmer geändert werden — aber nicht alle zukünftigen Termine betroffen sind — muss die Serie aufgeteilt werden.

Was passiert bei der Aufteilung?

Wenn die Meldung bestätigt wird, teilt ROOMS die Serie in zwei Teile auf:

Beide Serien bleiben intern miteinander verknüpft.

Auswirkungen bei aktivierter Synchronisation

Wenn die Serie mit Exchange/Outlook synchronisiert wird, hat die Aufteilung folgende Auswirkungen auf die Teilnehmer:

• Absagen für die Termine, die in die neue Serie verschoben werden
• Neue Einladungen für dieselben Termine als Teil der neuen Serie

Dies ist technisch bedingt, da Exchange eine geteilte Serie als zwei separate Serien behandelt.

Wie kann die Meldung vermieden werden?

• Einzelne Termine bearbeiten: Wenn nur ein bestimmter Termin angepasst werden soll, diesen ohne die Checkbox Auf nachfolgende Serieneinträge übernehmen bearbeiten. Einzeländerungen lösen keine Aufteilung aus.
• Alle Termine gleichzeitig ändern: Wenn die Änderung für alle zukünftigen Termine gilt, kann ROOMS die Serie in bestimmten Fällen direkt aktualisieren, ohne sie aufzuteilen.

Zeitzone für Serienbuchungen

Als Standard wird immer die Zeitzone des Organisators verwendet wenn Serienelemente erstellt werden. Dies ist notwendig damit die Serie bei der Synchronisation mit der Exchange Mailbox des Oranisators keine Ausnahmen generiert.

Dieses Standardverhalten kann ab der Version 4.7.2107 überschrieben werden:

• Einstellungen – System – Globale Parameter – Serie creation timezone adjustable – auf True setzen

Bei der Serienerstellung erscheint nun ein Dropdown, bei welchem ausgewählt werden kann, welche Zeitzone als Berechnungsgrundlage genutzt werden soll.

Auswahl der Zeitzone für die Erstellung der Serie.

Zudem kann in den Profileinstellungen einer Person im Tab Stammdaten kann die Standard Zeitzonen Quelle definiert werden.

Auswahl der Standard Zeitzonen Quelle für Person

Berechnungsbeispiel

Da die Auswirkungen dieser Einstellung schnell komplex werden im folgenden ein Beispiel:

Gegeben ist folgende tägliche Serie vom 2023-10-27 - 2023-11-06

• Ersteller TZ: (UTC+02:00): Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna
  • Winterzeitumstellung am: Sun, Oct 29, 2023
• Organisator TZ: (UTC-04:00): Eastern Time (US & Canada)
  • Winterzeitumstellung am: Sun, Nov 5, 2023
• Ressource TZ: (UTC+01:00): Dublin, Edinburgh, Lisbon, London
  • Winterzeitumstellung am : Sun, Oct 29, 2023

Zeitzonen Quelle: Organisator

Zeitzonen Quelle: Ersteller

Zeitzonen Quelle: Standort