Rechnung und Zahlung
Im Reiter Rechnung und Zahlung verwalten Sie die Zahlungsangaben einer kostenpflichtigen Reservation. Welche Felder und Auswahlwerte verfügbar sind, hängt von Ihren Rechten, dem Zahlungsanbieter und dem aktuellen Zahlungsexportstatus ab.
Voraussetzungen
- Sie dürfen die Reservation bearbeiten.
- Mit dem globalen Recht Darf Reservationen mit Kosten editieren können Sie den Zahlungsanbieter, die Zahlungsverarbeitung und die üblichen Exportstatus bearbeiten.
- Mit dem globalen Recht Darf Exportstatus zurücksetzen können Sie eine bereits exportierte Zahlung zurückziehen, sofern ein Exportzeitpunkt vorhanden ist.
Die Rechte werden unter Einstellungen → Sicherheitsdaten → Rollen → Rechte verwalten zugewiesen.
Der Reiter erscheint, wenn bereits eine Zahlung vorhanden ist oder für die Reservation ein geeigneter Zahlungsanbieter zur Verfügung steht.
Wo finde ich die Zahlungsangaben?
- Erstellen oder bearbeiten Sie eine Reservation.
- Öffnen Sie den Reiter
Rechnung und Zahlung.
Felder zur Zahlungsverarbeitung
- Zahlungsanbieter: Legt fest, über welchen Anbieter die Zahlung abgewickelt wird. Bei einer neuen Zahlung stehen die dafür konfigurierten, nicht vorausbezahlten Anbieter zur Auswahl. Sobald eine gespeicherte Zahlung bereits einen Anbieter hat, ist diese Auswahl nicht mehr änderbar.
- Zahlungsverarbeitung: Legt den Verarbeitungsweg fest. Je nach Konfiguration des Zahlungsanbieters stehen beispielsweise
Keine,ManuelloderAutomatischzur Verfügung. - Zahlungsstatus: Zeigt den fachlichen Status der Zahlung, beispielsweise offen oder bezahlt.
- Zahlungsexportstatus: Steuert, ob eine Zahlung für den Export vorbereitet, exportiert oder zurückgezogen ist.
Zahlung über Kostenstellen
Ein Zahlungsanbieter vom Typ CostCenter ordnet die Zahlung intern den Kostenstellen der Reservation zu. Es findet keine Geldübertragung über einen externen Zahlungsdienst statt. Die Einrichtung ist unter Zahlungsprovider beschrieben.
Bei diesem Zahlungsweg erscheint das Feld Belastete Kostenstellen anstelle der Felder für Versand und Rechnungsadresse. Angezeigt werden Nummer und Beschreibung sowie vorhandene prozentuale Anteile. Fehlt ein verteilter Anteil, erscheint die Kostenstelle ohne Prozentangabe. Auch Kostenstellen ohne die Markierung Verrechenbar sind enthalten.
Mindestens eine Kostenstelle muss der Reservation zugeordnet sein. Bei einer bestehenden, nicht annullierten Kostenstellenzahlung lässt sich die Reservation nicht ohne Kostenstelle speichern. Es erscheint die Meldung: „Eine Zahlung über Kostenstelle benötigt mindestens eine Kostenstelle auf der Buchung.“
Kostenstellen prüfen und ändern
Die Zuordnung bearbeiten Sie im Reiter Allgemein, nicht im Zahlungsfeld. Dafür benötigen Sie das Recht Darf Kostenträger anpassen. Für Änderungen an der prozentualen Verteilung benötigen Sie zusätzlich Darf Kostenstellensplitt ändern.
Solange die Zahlungsangaben bearbeitbar sind, folgt Belastete Kostenstellen der Auswahl im Reiter Allgemein. Prüfen Sie nach dem Speichern auch die Zahlungsdetails. Dort sehen Sie die auf der jeweiligen Zahlung gespeicherten Kostenstellen und Anteile.
Bereits exportierte Zahlung
Bei einer bereits gespeicherten Zahlung mit ExportstatusExportiert zeigt das Feld die auf dieser Zahlung festgehaltenen Kostenstellen. Wenn Sie die Kostenstellen im Reservationsdetail ändern und speichern, bleibt diese gespeicherte Zahlungszuordnung erhalten. Prüfen Sie die Zahlung vor einer Korrektur und stimmen Sie die weitere Verarbeitung mit der zuständigen Verrechnungsstelle ab.Zahlungsexportstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Zahlung ist noch nicht für den Export freigegeben. |
| Bereit zum Export | Die Zahlung ist für den Export vorgesehen. |
| Exportiert | Die Zahlung wurde als exportiert verarbeitet. |
| Zurückgezogen | Der Exportstatus wurde nach einem früheren Export zurückgezogen. |
Für Zahlungen ohne automatische Verarbeitung gelten in der Reservationsbearbeitung folgende Statuswechsel:
Ausstehend→Bereit zum ExportoderExportiertBereit zum Export→AusstehendoderExportiertExportiert→Zurückgezogen, wenn Sie das Recht Darf Exportstatus zurücksetzen besitzen und ein Exportzeitpunkt vorhanden istZurückgezogen→Bereit zum Export
Automatische Zahlungsverarbeitung
Wenn SieAutomatisch wählen, steht Exportiert nicht als manuelle Auswahl zur Verfügung, solange die Zahlung beim Öffnen der Bearbeitung noch nicht exportiert war. Der automatische Prozess setzt den Exportstatus. Dadurch kann eine Zahlung mit automatischer Verarbeitung nicht versehentlich manuell als exportiert markiert werden.Abgewiesenen Exportversuch bei einer neuen Zahlung korrigieren
Wurde ein Exportversuch während der Erfassung einer neuen, noch nicht gespeicherten Zahlung abgewiesen, kann vorübergehend der Status Exportiert angezeigt werden. Sie können den Status in derselben Bearbeitung auf Ausstehend oder Bereit zum Export korrigieren. ROOMS entfernt dabei den nicht mehr gültigen Exportzeitpunkt.
Diese Korrektur gilt für die manuelle und die automatische Zahlungsverarbeitung. Bei einer bereits gespeicherten exportierten Zahlung ist der Wechsel zurück auf Ausstehend oder Bereit zum Export nicht zulässig. Verwenden Sie dafür, sofern fachlich vorgesehen und berechtigt, den Status Zurückgezogen.