Beilage

Diese Funktion ist Teil der Detailreservation. Benutzende können damit relevante Dokumente, Bilder oder andere Dateien direkt mit der Reservation verknüpfen und speichern.

Aktivierung des Features

Um das Media Attachment-Feature zu aktivieren, muss der Eintrag Media Attachment aktivieren in den Globalen Parametern den Wert true gesetzt sein. Dies muss durch einen Administrator oder eine befugte Person, die Zugriff auf die Konfigurationseinstellungen des Systems hat vorgenommen werden.

Funktionsweise

Sobald das Feature aktiviert ist, wird der Reiter Beilage in der Detailreservation sichtbar. Dieser Reiter enthält ein Formular, über welches Dateianhänge hoch- bzw. runter-geladen werden können. Benutzende können Dateien von ihrem Computer auswählen und direkt der Reservation beifügen.

Vorteile

• Dokumentation und Archivierung: Wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Quittungen oder Genehmigungsformulare direkt mit der jeweiligen Reservation verknüpfen. Dadurch werden alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert und dadurch die Dokumentation verbessert.
• Transparenz und Zugänglichkeit: Alle autorisierten Personen, die Zugriff auf die Reservation haben, können die hochgeladenen Dateianhänge einsehen. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht es Teammitgliedern, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen.
• Effizienz und Organisation: Das Feature erleichtert die Organisation und Verwaltung von Dokumenten, da alle Dateianhänge direkt mit den entsprechenden Einträgen verknüpft sind. Es reduziert die Notwendigkeit, Informationen in externen Systemen oder Ordnern abzulegen.
• Kundenkommunikation: Das Hochladen von Dateianhängen kann die Kommunikation mit Kunden verbessern. Kunden können beispielsweise spezifische Anforderungen oder Referenzdokumente für ihre Reservierungen bereitstellen.