Gruppenmailboxen und freigegebene Postfächer
Übersicht
Das quickROOMS Add-In liest den Organisator und den Mailbox-Kontext des geöffneten Outlook-Termins aus. Outlook bestimmt, wer als Ersteller und Organisator eines Termins gilt. quickROOMS verwendet den ermittelten Outlook-Organisator für die ROOMS-Buchung.
Begriffe
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| Ersteller (Creator) | Die Person, die den Termin technisch erstellt. Wird von Outlook anhand des angemeldeten Benutzers gesetzt. |
| Organisator | Der Besitzer des Kalenders, in dem der Termin erstellt wird. |
Szenarien
1. Eigener Kalender
Der Benutzer erstellt einen Termin in seinem eigenen Kalender.
- Ersteller = angemeldeter Benutzer
- Organisator = angemeldeter Benutzer (identisch)
- Add-In-Verhalten: Normal, keine Einschränkungen
2. Freigegebener Kalender (Delegated Access)
Der Benutzer hat delegierten Zugriff auf den Kalender einer anderen Person oder Gruppenmailbox. Das Postfach erscheint unter dem persönlichen Konto des Benutzers.
- Ersteller = angemeldeter Benutzer
- Organisator = Besitzer des freigegebenen Kalenders (z.B. die Gruppenmailbox)
- Add-In-Verhalten: Das Add-In erkennt den freigegebenen Kontext über die Outlook Shared Folders API und setzt den Organisator korrekt.
Voraussetzungen:
- Outlook API Version 1.8 oder höher (Requirement Set
Mailbox 1.8) - Der Benutzer benötigt mindestens Schreibberechtigung auf dem freigegebenen Kalender
3. Als separates Konto hinzugefügte Gruppenmailbox
Die Gruppenmailbox ist in Outlook als eigenständiges Konto mit eigenen Anmeldedaten eingerichtet.
- Ersteller = das Konto, in dessen Kalender der Termin erstellt wird
- Organisator = die Gruppenmailbox
- Add-In-Verhalten: Das Add-In liest den Organisator aus dem geöffneten Outlook-Termin und verwendet die dazugehörige ROOMS-Person als Organisator der Buchung.
Voraussetzungen:
- Bei Office.js: Outlook API Version 1.8 oder höher (Requirement Set
Mailbox 1.8) - Die Gruppenmailbox ist mit derselben E-Mail-Adresse als Person in ROOMS hinterlegt
Organisator nicht gefunden
Kann die E-Mail-Adresse des Outlook-Organisators keiner Person in ROOMS zugeordnet werden, wird die Buchung nicht fortgesetzt. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse der Gruppenmailbox in ROOMS.Voraussetzungen für Gruppenmailboxen prüfen
Beide Outlook-Varianten werden unterstützt:
- Delegierter Zugriff: Der Benutzer benötigt mindestens Schreibberechtigung auf dem freigegebenen Kalender. Die Gruppenmailbox muss als Person in ROOMS hinterlegt sein.
- Separates Konto: Die Gruppenmailbox muss mit ihrer Outlook-E-Mail-Adresse als Person in ROOMS hinterlegt sein. Bei Office.js ist mindestens Requirement Set
Mailbox 1.8erforderlich.
Das Add-In setzt den Outlook-Organisator als Organisator der ROOMS-Buchung. Dadurch kann ROOMS die Buchung bei einer späteren Synchronisation dem richtigen Kalender zuordnen.
Technischer Hintergrund
Für die Zuordnung verwendet das Add-In folgende Informationen:
| Information | Zweck |
|---|---|
| Angemeldetes ROOMS-Benutzerprofil | Persönlichen Kalender erkennen |
item.organizer.getAsync() | Organisator des Outlook-Termins auslesen (Dokumentation) |
item.getSharedPropertiesAsync() | Delegierungskontext und Berechtigungen auslesen (Dokumentation) |
Bei einem persönlichen Kalender stimmen Outlook-Organisator und angemeldeter ROOMS-Benutzer überein. Bei freigegebenen Kalendern und separat hinzugefügten Gruppenmailboxen löst das Add-In stattdessen den Outlook-Organisator über dessen E-Mail-Adresse in ROOMS auf. Bei delegiertem Zugriff prüft das Add-In zusätzlich die von Outlook gemeldete Schreibberechtigung.