Gruppenmailboxen und freigegebene Postfächer
Übersicht
Das quickROOMS Add-In liest den Mailbox-Kontext direkt von der Outlook-Plattform (Office.js API). ROOMS kann diesen Kontext nicht verändern — Outlook bestimmt, wer als Ersteller und Organisator eines Termins gilt.
Begriffe
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| Ersteller (Creator) | Die Person, die den Termin technisch erstellt. Wird von Outlook anhand des angemeldeten Benutzers gesetzt. |
| Organisator | Der Besitzer des Kalenders, in dem der Termin erstellt wird. |
Szenarien
1. Eigener Kalender
Der Benutzer erstellt einen Termin in seinem eigenen Kalender.
- Ersteller = angemeldeter Benutzer
- Organisator = angemeldeter Benutzer (identisch)
- Add-In-Verhalten: Normal, keine Einschränkungen
2. Freigegebener Kalender (Delegated Access)
Der Benutzer hat delegierten Zugriff auf den Kalender einer anderen Person oder Gruppenmailbox. Das Postfach erscheint unter dem persönlichen Konto des Benutzers.
- Ersteller = angemeldeter Benutzer
- Organisator = Besitzer des freigegebenen Kalenders (z.B. die Gruppenmailbox)
- Add-In-Verhalten: Das Add-In erkennt den freigegebenen Kontext über die Outlook Shared Folders API und setzt den Organisator korrekt.
Voraussetzungen:
- Outlook API Version 1.8 oder höher (Requirement Set
Mailbox 1.8) - Der Benutzer benötigt mindestens Schreibberechtigung auf dem freigegebenen Kalender
3. Separates Konto (eigenständiges Postfach) — Eingeschränkt
Die Gruppenmailbox wird als eigenständiges Konto mit eigenen Anmeldedaten in Outlook hinzugefügt.
- Ersteller = der Benutzer, der in diesem Konto angemeldet ist (nicht der persönliche Benutzer)
- Organisator = das Konto selbst
- Add-In-Verhalten: Outlook stellt dem Add-In als aktuellen Benutzer das Konto des separaten Postfachs bereit, nicht den tatsächlichen Benutzer. Das Add-In kann nicht unterscheiden, ob eine natürliche Person oder eine Gruppenmailbox angemeldet ist.
Einschränkung
Wenn eine Gruppenmailbox als separates Konto hinzugefügt wird, ist der Mailbox-Kontext für das Add-In derjenige des Gruppenpostfachs. Dies ist ein Outlook-/Exchange-Verhalten, das ROOMS nicht beeinflussen kann.
Mögliche Auswirkungen:
- Der Ersteller des Termins ist das Gruppenkonto, nicht der persönliche Benutzer
- Die Synchronisation kann fehlschlagen, wenn das Gruppenkonto nicht als Person in ROOMS hinterlegt ist
- Das Add-In hat keinen Zugriff auf den persönlichen Kontext des Benutzers
Siehe Microsoft-Dokumentation: Implement delegate access in an Outlook add-in
Empfohlene Konfiguration für Gruppenmailboxen
Damit das Add-In korrekt funktioniert, sollte der Zugriff auf Gruppenmailboxen über Delegated Access eingerichtet werden:
- Den Benutzern, die die Gruppenmailbox betreuen, delegierten Zugriff (Stellvertretung) auf die Mailbox einrichten
- Das Postfach erscheint dann zusätzlich unter dem persönlichen Outlook-Konto
- Das Add-In erkennt automatisch den freigegebenen Kontext und setzt den Organisator korrekt
Hinweis
Das Einrichten von Delegated Access schliesst das Hinzufügen als separates Konto nicht aus. Beides kann parallel genutzt werden — für Buchungen über das Add-In sollte jedoch der freigegebene Kalender (Delegated Access) verwendet werden.Technischer Hintergrund
Das Add-In verwendet folgende Outlook-APIs:
| API | Zweck |
|---|---|
Office.context.mailbox.userProfile | Aktuell angemeldeter Benutzer (Dokumentation) |
item.organizer.getAsync() | Organisator des Termins auslesen (Dokumentation) |
item.getSharedPropertiesAsync() | Delegierungskontext und Berechtigungen (Dokumentation) |
Die Erkennung des freigegebenen Kontexts erfolgt über Office.context.mailbox.initialData.isFromSharedFolder.
Nur wenn dieses Flag gesetzt ist, werden die Shared Properties und der Organisator separat aufgelöst.